Tiền công ty không phải ví riêng của chủ doanh nghiệp
Ở nhiều doanh nghiệp SME, nhất là doanh nghiệp gia đình hoặc công ty mới phát triển từ hộ kinh doanh, tiền thường được dùng rất linh hoạt.
- Công ty thiếu tiền thì chủ bơm tiền cá nhân vào.
- Chủ cần tiền thì rút từ tài khoản công ty ra.
- Chi phí gia đình đôi khi dùng tiền công ty trả.
- Chi phí công ty đôi khi dùng thẻ cá nhân thanh toán.
- Khách chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của chủ.
- Nhân viên tạm ứng qua tài khoản riêng.
- Một số khoản vay cá nhân được dùng để xoay vốn cho công ty.
- Một số khoản chi công ty không có chứng từ rõ ràng.
Ban đầu, cách làm này có vẻ tiện.
Công ty còn nhỏ.
Người chủ tự kiểm soát mọi thứ.
Dòng tiền chưa nhiều.
Kế toán chưa bài bản.
Khách quen chuyển khoản thế nào cũng được.
Miễn có tiền xoay là xong.
Nhưng càng về sau, vấn đề càng lộ rõ.
- Không biết công ty thật sự lời bao nhiêu.
- Không biết chủ đã cho công ty vay bao nhiêu.
- Không biết chủ đã rút bao nhiêu.
- Không biết khoản nào là chi phí hợp lệ.
- Không biết tiền trong tài khoản là tiền công ty hay tiền phải trả.
- Không biết dòng tiền kinh doanh đang khỏe hay chỉ đang được chủ bơm vào.
- Không biết khi nào công ty đang thiếu tiền vì kinh doanh yếu, khi nào thiếu vì chủ rút quá nhiều.
Đây là vấn đề nhầm lẫn giữa tài chính cá nhân và tài chính công ty.
Nói thẳng là: doanh nghiệp càng nhỏ càng dễ mắc lỗi này, nhưng càng muốn lớn thì càng phải sửa sớm.
Vì một công ty không thể quản trị tốt nếu tiền công ty và tiền cá nhân cứ đi chung một đường.
Tài chính lẫn lộn làm chủ doanh nghiệp có cảm giác mình vẫn kiểm soát được. Nhưng thực ra, dữ liệu đã bắt đầu sai.
Mà dữ liệu tài chính sai thì quyết định quản trị rất dễ sai.
Vì sao lỗi này phổ biến ở SME Việt Nam?
Có một lý do rất thực tế: nhiều SME đi lên từ sự lăn xả của người chủ.
Ngày đầu khởi nghiệp, chủ doanh nghiệp thường là người bỏ vốn, tìm khách, mua hàng, trả lương, đi giao dịch, xử lý công nợ, lo mặt bằng, lo marketing, lo cả những khoản phát sinh nhỏ nhất.
Công ty và người chủ gần như là một.
Tiền của chủ là tiền công ty.
Việc của công ty là việc của chủ.
Nợ của công ty cũng thường trở thành nỗi lo cá nhân của chủ.
Trong giai đoạn đầu, sự linh hoạt này giúp doanh nghiệp sống được.
Không cần thủ tục phức tạp.
Không cần xin duyệt nhiều bước.
Không cần phân quyền rườm rà.
Cần tiền là chủ xử lý ngay.
Nhưng khi doanh nghiệp lớn hơn, cách làm cũ bắt đầu trở thành nút thắt.
Doanh nghiệp có nhiều nhân viên hơn.
Nhiều khách hàng hơn.
Nhiều khoản chi hơn.
Nhiều hợp đồng hơn.
Nhiều nghĩa vụ thuế hơn.
Nhiều khoản vay hơn.
Nhiều quyết định đầu tư hơn.
Lúc này, nếu tiền vẫn lẫn, doanh nghiệp sẽ không có bức tranh tài chính rõ.
Theo kinh nghiệm tư vấn SME, tôi thấy nhiều chủ doanh nghiệp không cố tình làm sai. Họ chỉ quen điều hành theo kiểu “miễn xoay được tiền”. Nhưng quản trị tài chính không thể chỉ là xoay tiền.
Xoay tiền giúp qua hôm nay.
Quản trị tiền giúp doanh nghiệp đi đường dài.
Đó là hai năng lực rất khác nhau.
Sai lầm 1: Dùng tài khoản công ty như tài khoản cá nhân
Đây là lỗi phổ biến nhất.
Chủ doanh nghiệp thấy tài khoản công ty còn tiền thì rút ra dùng.
Thanh toán chi phí gia đình.
Mua xe cá nhân.
Trả học phí cho con.
Chi du lịch.
Trả khoản vay riêng.
Đầu tư cá nhân.
Ứng trước cho việc không liên quan đến công ty.
Có khi chủ nghĩ rất đơn giản: “Công ty của mình mà.”
Đúng, công ty có thể do chủ sở hữu. Nhưng tiền trong công ty không đồng nghĩa với tiền cá nhân có thể dùng ngay.
Trong tài khoản công ty có thể có:
Tiền phải trả nhà cung cấp.
Tiền lương tháng tới.
Tiền thuế phải nộp.
Tiền bảo hiểm.
Tiền trả nợ vay.
Tiền cần nhập hàng.
Tiền khách ứng trước cho dự án chưa hoàn thành.
Tiền dự phòng cho chi phí vận hành.
Nếu chủ rút ra vì thấy “còn dư”, công ty có thể thiếu tiền rất nhanh.
Đây là lý do nhiều doanh nghiệp có doanh thu nhưng vẫn hụt tiền cuối tháng.
Không phải vì không bán được.
Mà vì tiền đã bị rút ra khỏi công ty trước khi hoàn thành nghĩa vụ vận hành.
Chủ doanh nghiệp hoàn toàn có quyền nhận lương, cổ tức, lợi nhuận hoặc khoản hoàn trả nếu đã cho công ty vay. Nhưng mọi khoản đó cần được ghi nhận rõ.
Rút theo kế hoạch.
Rút đúng bản chất.
Rút khi công ty đủ sức.
Không rút theo cảm xúc.
Tiền công ty cần được đối xử như tài sản của một tổ chức, không phải ví riêng của người chủ.
Sai lầm 2: Bơm tiền cá nhân vào công ty nhưng không ghi nhận
Chiều ngược lại cũng phổ biến không kém.
Công ty thiếu tiền, chủ bơm tiền cá nhân vào.
Chuyển khoản để trả lương.
Dùng thẻ cá nhân trả nhà cung cấp.
Vay người thân để nhập hàng.
Lấy tiền tiết kiệm cá nhân bù dòng tiền.
Bán tài sản riêng để xoay vốn.
Ứng trước chi phí marketing, mặt bằng, thiết bị.
Về mặt tinh thần, đây là sự hy sinh rất lớn của người chủ.
Nhưng nếu không ghi nhận rõ, vài tháng sau sẽ không ai biết khoản đó là gì.
Là vốn góp thêm?
Là khoản chủ cho công ty vay?
Là khoản tạm ứng?
Là chi phí cá nhân hỗ trợ công ty?
Là khoản cần công ty trả lại?
Hay là khoản đã mất luôn?
Không rõ bản chất thì báo cáo tài chính sẽ rối.
Công ty có vẻ có dòng tiền tốt hơn thực tế vì được chủ bơm vào.
Chủ tưởng công ty nợ mình, nhưng kế toán không có chứng từ.
Khi có lợi nhuận, không biết nên chia thế nào.
Khi cần gọi vốn, vay ngân hàng hoặc làm báo cáo, số liệu không minh bạch.
Đây là lỗi rất đáng tiếc.
Nếu chủ bơm tiền vào công ty, cần ghi nhận ngay:
Ngày chuyển tiền.
Số tiền.
Mục đích.
Hình thức: góp vốn, cho vay, tạm ứng hay thanh toán hộ.
Điều kiện hoàn trả nếu có.
Chứng từ đi kèm.
Không cần phức tạp quá mức. Nhưng phải rõ.
Vì chủ doanh nghiệp càng hy sinh nhiều, càng cần ghi nhận minh bạch.
Không minh bạch, chính người chủ sẽ chịu thiệt đầu tiên.
Sai lầm 3: Không trả lương cho chính người chủ
Nhiều chủ SME không trả lương cho mình.
Họ nghĩ:
“Công ty là của mình, cuối năm lời thì lấy.”
“Giai đoạn này khó khăn, mình không nhận lương.”
“Tiền còn phải trả nhân viên trước.”
“Mình lấy khi nào cần thôi.”
“Lương của mình tính sau.”
Ban đầu nghe có vẻ hợp lý. Nhưng về quản trị, đây là một điểm mù.
Nếu người chủ đang làm việc toàn thời gian cho công ty, công ty phải ghi nhận chi phí cho vai trò đó.
Dù là giám đốc điều hành.
Người bán hàng chính.
Người quản lý sản xuất.
Người phụ trách khách hàng lớn.
Người làm chiến lược.
Người xử lý vận hành.
Nếu không tính chi phí của người chủ, lợi nhuận của công ty sẽ bị ảo.
Công ty tưởng đang lời. Nhưng thực ra đang sống nhờ sức lao động miễn phí của chủ.
Một ngày nào đó, khi doanh nghiệp muốn thuê người thay chủ ở vị trí đó, chi phí thật mới hiện ra.
Lúc đó mới biết mô hình kinh doanh có đủ lời hay không.
Đây là lỗi rất thường gặp ở SME.
Chủ làm quá nhiều việc nhưng không tính vào chi phí. Vì vậy giá bán, biên lợi nhuận, kế hoạch tuyển người và kế hoạch mở rộng đều có thể bị sai.
Nên có một mức lương rõ cho người chủ theo vai trò thực tế.
Có thể chưa nhận đủ trong giai đoạn khó khăn. Nhưng vẫn nên ghi nhận.
Lương là chi phí điều hành.
Lợi nhuận là kết quả sau khi trả đủ chi phí.
Cổ tức hoặc phân phối lợi nhuận là chuyện khác.
Đừng trộn ba thứ này vào một.
Sai lầm 4: Rút tiền tùy hứng khi thấy công ty có lãi
Một số chủ doanh nghiệp không rút tiền thường xuyên. Nhưng mỗi khi thấy công ty có lãi hoặc tài khoản có số dư lớn, họ rút một khoản đáng kể.
Để thưởng cho bản thân.
Để đầu tư cá nhân.
Để mua tài sản riêng.
Để giải quyết việc gia đình.
Để trả khoản vay cá nhân.
Vấn đề là công ty có lãi chưa chắc đã đủ tiền để rút.
Lợi nhuận có thể đang nằm ở công nợ phải thu.
Nằm trong hàng tồn kho.
Nằm trong thiết bị vừa mua.
Nằm trong dự án chưa thu đủ tiền.
Nằm trong khoản khách hàng còn nợ.
Nếu rút tiền dựa trên cảm giác “công ty đang tốt”, doanh nghiệp dễ bị thiếu vốn lưu động.
Một công ty có thể lời trên báo cáo nhưng vẫn cần tiền để xoay vòng.
Vì vậy, việc rút lợi nhuận cần dựa trên vài câu hỏi:
Công ty đã trả đủ nghĩa vụ chưa?
Dòng tiền 3 tháng tới có an toàn không?
Còn khoản thuế, lương, nợ vay, nhà cung cấp nào sắp đến hạn không?
Có cần giữ tiền cho tồn kho, marketing, đầu tư, dự phòng không?
Lợi nhuận này là tiền thật đã thu hay chỉ là doanh thu ghi nhận?
Nếu chưa rõ, đừng rút vội.
Một nguyên tắc đơn giản: chỉ phân phối lợi nhuận sau khi đã xem dòng tiền, nghĩa vụ phải trả và quỹ dự phòng.
Không phải thấy có tiền là rút.
Đó là kỷ luật tài chính.
Sai lầm 5: Dùng tiền công ty để trả chi phí gia đình rồi xem như “chi phí kinh doanh”
Một lỗi nhạy cảm nhưng rất phổ biến là đưa chi phí cá nhân vào công ty.
Ăn uống gia đình.
Du lịch.
Mua sắm cá nhân.
Xe dùng chủ yếu cho gia đình.
Điện thoại, thiết bị, vật dụng không phục vụ công việc.
Các khoản tiếp khách không rõ mục đích.
Chi phí sinh hoạt được ghi mơ hồ.
Nếu không phân định rõ, kế toán rất khó xử lý.
Khoản nào là chi phí hợp lệ?
Khoản nào không được tính?
Khoản nào có hóa đơn nhưng không phục vụ hoạt động kinh doanh?
Khoản nào có rủi ro khi quyết toán thuế?
Đây không chỉ là câu chuyện sổ sách. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dữ liệu tài chính.
Nếu chi phí cá nhân bị đưa vào chi phí công ty, lợi nhuận công ty sẽ bị bóp méo.
Chủ doanh nghiệp có thể nghĩ công ty lời ít vì chi phí cao. Nhưng thực ra một phần chi phí không phải chi phí kinh doanh.
Ngược lại, nếu công ty phải gánh quá nhiều chi phí cá nhân, dòng tiền vận hành sẽ yếu đi.
Đến lúc cần đầu tư cho marketing, nhân sự, website, máy móc, tồn kho hoặc chăm sóc khách hàng, công ty lại thiếu tiền.
Nói thẳng là: chi phí cá nhân cần được trả bằng thu nhập cá nhân của chủ, không nên đi đường vòng qua công ty nếu không có lý do kinh doanh rõ ràng.
Càng minh bạch, doanh nghiệp càng dễ lớn.
Sai lầm 6: Vay cá nhân để nuôi công ty nhưng không có kế hoạch trả
Khi công ty khó tiếp cận vốn ngân hàng, nhiều chủ doanh nghiệp dùng uy tín cá nhân để vay.
Vay người thân.
Vay bạn bè.
Vay thẻ tín dụng.
Vay tiêu dùng.
Vay thế chấp tài sản cá nhân.
Vay từ nhiều nguồn khác nhau để bù dòng tiền công ty.
Lúc đầu, đây là cách xoay vốn nhanh.
Nhưng nếu không có kế hoạch trả rõ, rủi ro sẽ chuyển từ công ty sang đời sống cá nhân của người chủ.
Áp lực trả nợ gia đình.
Áp lực quan hệ.
Áp lực lãi cá nhân.
Áp lực tài sản riêng.
Áp lực tâm lý kéo dài.
Điều đáng lo là nhiều khoản vay cá nhân được dùng để bù lỗ vận hành, không phải để tạo dòng tiền mới.
Công ty thiếu tiền vì công nợ kéo dài.
Tồn kho cao.
Chi phí cố định lớn.
Biên lợi nhuận mỏng.
Marketing không hiệu quả.
Sales chốt bằng giảm giá.
Mô hình chưa sinh lời đủ.
Nếu không sửa gốc, tiền vay cá nhân chỉ kéo dài vấn đề.
Chủ doanh nghiệp nên tách rõ:
Khoản vay đứng tên cá nhân nhưng dùng cho công ty là gì?
Công ty có ghi nhận nghĩa vụ trả lại không?
Tiền vay dùng vào mục tiêu nào?
Mục tiêu đó có tạo tiền không?
Khi nào công ty hoàn trả cho chủ?
Nếu công ty không trả được, rủi ro cá nhân là gì?
Đừng để công ty khó khăn biến thành khủng hoảng tài chính gia đình.
Sai lầm 7: Không có quy trình duyệt chi rõ ràng
Khi tiền cá nhân và tiền công ty lẫn nhau, quy trình duyệt chi thường cũng rất lỏng.
Ai cần thì nhắn chủ.
Chủ thấy hợp lý thì chuyển.
Nhân viên mua trước rồi gửi hóa đơn sau.
Một số khoản chi không có đề xuất.
Một số khoản chi không có người chịu trách nhiệm.
Một số khoản chi nhỏ lặp lại nhiều lần nhưng không ai tổng hợp.
Chi phí vì vậy rò rỉ từng chút.
Không khoản nào quá lớn. Nhưng cộng lại thành số tiền đáng kể.
Đặc biệt ở SME, những khoản chi nhỏ rất dễ bị bỏ qua:
Phần mềm.
Công cụ online.
Vật tư văn phòng.
Phí vận chuyển.
Chi phí tiếp khách.
Chi phí quảng cáo thử.
Tạm ứng nhân viên.
Chi ngoài kế hoạch.
Nếu không có quy trình, chủ doanh nghiệp sẽ luôn phải làm “người giữ ví”.
Ai cũng hỏi chủ.
Khoản nào cũng đợi chủ.
Chi tiêu phụ thuộc vào cảm giác của chủ.
Doanh nghiệp không thể lớn nếu mọi khoản tiền đều đi qua trí nhớ của một người.
Cần có nguyên tắc đơn giản:
Khoản nào được chi tự động.
Khoản nào cần duyệt.
Ai được duyệt mức nào.
Chi xong nộp chứng từ khi nào.
Chi phí thuộc phòng ban nào.
Khoản nào ngoài ngân sách phải giải trình.
Báo cáo chi phí xem hằng tuần hay hằng tháng.
Quy trình duyệt chi không phải để làm khó đội ngũ.
Nó giúp tiền đi đúng chỗ.
Sai lầm 8: Không xây báo cáo tài chính phản ánh đúng thực tế
Khi tiền cá nhân và tiền công ty lẫn nhau, báo cáo tài chính rất khó phản ánh đúng sức khỏe doanh nghiệp.
Doanh thu có thể không đủ rõ vì khách chuyển khoản vào nhiều tài khoản.
Chi phí có thể sai vì chi phí cá nhân lẫn vào chi phí công ty.
Lợi nhuận có thể ảo vì chưa tính lương chủ doanh nghiệp.
Dòng tiền có thể đẹp giả vì chủ bơm tiền vào.
Dòng tiền có thể xấu giả vì chủ rút tiền không theo kế hoạch.
Công nợ nội bộ giữa chủ và công ty không rõ.
Kết quả là chủ doanh nghiệp không biết công ty thật sự khỏe hay yếu.
Nhìn báo cáo thì thấy lời. Nhưng tài khoản thiếu tiền.
Nhìn tài khoản có tiền. Nhưng không biết đó có phải tiền được phép dùng không.
Nhìn chi phí cao. Nhưng không biết chi phí nào thật sự phục vụ kinh doanh.
Nhìn doanh thu ổn. Nhưng không biết lợi nhuận có đủ trả cho công sức của người chủ không.
Đây là vùng mù rất nguy hiểm.
Một doanh nghiệp muốn tăng trưởng cần dữ liệu tài chính đáng tin.
Để định giá đúng.
Để vay vốn.
Để gọi vốn.
Để chia lợi nhuận.
Để đầu tư.
Để tuyển người.
Để mở rộng.
Để quyết định có nên làm website, thương hiệu, marketing, nhà xưởng hay sản phẩm mới.
Nếu báo cáo không phản ánh đúng thực tế, mọi quyết định sau đó đều lệch.
Không cần làm hệ thống tài chính quá phức tạp ngay. Nhưng phải bắt đầu từ nguyên tắc cơ bản: tiền công ty và tiền cá nhân phải được tách.
Nhầm lẫn tài chính cá nhân và công ty ảnh hưởng gì đến thương hiệu?
Nghe có vẻ đây là chuyện kế toán nội bộ. Nhưng thực tế, nó ảnh hưởng đến thương hiệu rất mạnh.
Khi tài chính lẫn lộn, dòng tiền doanh nghiệp thiếu ổn định. Dòng tiền thiếu ổn định sẽ kéo theo nhiều quyết định làm thương hiệu yếu đi.
Cắt marketing bất ngờ.
Trì hoãn thiết kế website.
Không làm profile đúng lúc.
Không đầu tư bao bì, catalogue, sales kit.
Chậm thanh toán nhà cung cấp.
Chậm lương nhân viên.
Giảm chất lượng dịch vụ để tiết kiệm.
Nhận khách không phù hợp chỉ để có tiền nhanh.
Giảm giá tùy hứng để bù dòng tiền.
Những quyết định này ban đầu có vẻ là chuyện tài chính. Nhưng khách hàng sẽ cảm nhận thành trải nghiệm thương hiệu.
Thương hiệu không nhất quán.
Dịch vụ lúc tốt lúc yếu.
Sales lúc tư vấn giá trị, lúc bán bằng giá.
Điểm chạm lúc chuyên nghiệp, lúc tạm bợ.
Đội ngũ mất tinh thần.
Khách hàng mất niềm tin.
Một thương hiệu mạnh cần nền tài chính rõ ràng để giữ lời hứa đều đặn.
Trong Hiến pháp thương hiệu, MondiaL định vị mình là “Chuyên Gia Tăng Trưởng Bằng Thương Hiệu”, không phải đơn vị thiết kế đơn thuần, mà là nhà tư vấn chiến lược sử dụng sáng tạo để giải quyết bài toán kinh doanh và thúc đẩy tăng trưởng. Lời hứa “Thiết Kế Sinh Lời” cũng yêu cầu thiết kế phải đi qua ba lớp giá trị: nghệ thuật, giao tiếp và kinh doanh.
Tư duy này rất phù hợp với bài toán tài chính.
Thiết kế, website, profile, nhận diện hay truyền thông không nên là khoản chi cảm tính lấy từ “tiền còn dư”. Nó nên là khoản đầu tư được đặt trong kế hoạch tài chính rõ.
Muốn vậy, trước hết doanh nghiệp phải biết tiền nào là tiền công ty, tiền nào là tiền cá nhân, tiền nào được phép chi, tiền nào phải giữ cho vận hành.
Không rõ tiền thì rất khó đầu tư đúng.
Framework: 8 nguyên tắc tách bạch tài chính cá nhân và tài chính công ty
SME không cần làm mọi thứ phức tạp ngay. Nhưng cần bắt đầu bằng các nguyên tắc đủ rõ.
1. Tách tài khoản ngân hàng
Công ty phải có tài khoản riêng.
Doanh thu của công ty đi vào tài khoản công ty.
Chi phí công ty đi ra từ tài khoản công ty.
Chi phí cá nhân đi từ tài khoản cá nhân.
Không nên nhận tiền khách vào tài khoản cá nhân nếu không có lý do đặc biệt và cách ghi nhận rõ.
Tách tài khoản là bước đầu tiên để có dữ liệu dòng tiền sạch.
2. Quy định lương của chủ doanh nghiệp
Nếu chủ làm việc cho công ty, hãy xác định một mức lương hoặc khoản thu nhập điều hành phù hợp.
Có thể chưa nhận đủ trong giai đoạn khó. Nhưng vẫn nên ghi nhận.
Điều này giúp công ty biết lợi nhuận thật sau khi tính đủ chi phí nhân sự quản lý.
3. Ghi nhận mọi khoản chủ góp, cho vay hoặc rút ra
Bất kỳ khoản tiền nào chủ đưa vào công ty hoặc lấy ra khỏi công ty đều cần ghi nhận.
Góp vốn khác với cho vay.
Rút lương khác với rút lợi nhuận.
Tạm ứng khác với hoàn trả khoản vay.
Tên gọi đúng giúp kế toán đúng.
4. Tách chi phí cá nhân khỏi chi phí công ty
Chi phí nào phục vụ kinh doanh thì đưa vào công ty.
Chi phí nào phục vụ đời sống cá nhân thì trả bằng tiền cá nhân.
Nếu một khoản dùng chung, cần có nguyên tắc phân bổ rõ.
Đừng để mọi thứ “linh hoạt” đến mức không ai biết đâu là chi phí thật.
5. Thiết lập quy trình duyệt chi
Không phải khoản nào cũng cần chủ duyệt. Nhưng khoản nào cũng cần có nguyên tắc.
Mức chi.
Người duyệt.
Mục đích.
Chứng từ.
Thời điểm báo cáo.
Quy trình càng rõ, tiền càng ít rò rỉ.
6. Có ngân sách cá nhân cho chủ doanh nghiệp
Chủ doanh nghiệp cũng cần ngân sách cá nhân.
Mỗi tháng nhận bao nhiêu.
Chi tiêu cá nhân trong mức nào.
Khoản lớn cần lên kế hoạch ra sao.
Có lấy từ lợi nhuận công ty không, và khi nào được lấy.
Nếu đời sống cá nhân không có kế hoạch, công ty rất dễ bị rút tiền bất ngờ.
7. Xem báo cáo dòng tiền định kỳ
Ít nhất mỗi tháng, chủ doanh nghiệp cần xem:
Tiền vào.
Tiền ra.
Số dư.
Khoản chủ đưa vào.
Khoản chủ rút ra.
Công nợ phải thu.
Công nợ phải trả.
Dự báo tiền 4-8 tuần tới.
Không xem đều, tiền sẽ lại lẫn.
8. Chuẩn hóa với kế toán hoặc cố vấn tài chính
SME không nhất thiết phải có giám đốc tài chính ngay. Nhưng nên có kế toán đủ năng lực hoặc cố vấn tài chính giúp thiết lập nguyên tắc.
Điều quan trọng là hệ thống phải phù hợp quy mô hiện tại.
Đơn giản nhưng rõ.
Gọn nhưng đúng.
Dễ làm nhưng có kỷ luật.
10 câu hỏi giúp chủ SME kiểm tra mức độ lẫn lộn tài chính
1. Doanh thu của công ty có đi vào một tài khoản công ty rõ ràng không?
Nếu khách chuyển tiền vào nhiều tài khoản cá nhân, dữ liệu doanh thu sẽ rất dễ sai.
2. Chủ doanh nghiệp có nhận lương cố định không?
Nếu không, lợi nhuận công ty có thể đang bị ảo vì chưa tính chi phí điều hành của người chủ.
3. Công ty có đang trả chi phí cá nhân của chủ không?
Nếu có, cần phân loại lại ngay để biết chi phí kinh doanh thật.
4. Chủ đã cho công ty vay bao nhiêu?
Nếu không biết, công nợ giữa chủ và công ty đang rối.
5. Chủ đã rút khỏi công ty bao nhiêu trong 12 tháng qua?
Con số này rất quan trọng để đánh giá dòng tiền thật.
6. Có khoản vay cá nhân nào đang dùng cho công ty không?
Nếu có, cần có kế hoạch hoàn trả và ghi nhận rõ.
7. Kế toán có đủ chứng từ cho các khoản chi không?
Nếu không, doanh nghiệp sẽ gặp khó khi quyết toán thuế và phân tích chi phí.
8. Có quy trình duyệt chi không?
Nếu mọi khoản chi đều dựa vào tin nhắn và trí nhớ, hệ thống đang yếu.
9. Tiền trong tài khoản công ty có phải là tiền được phép dùng không?
Hay trong đó có tiền phải trả lương, thuế, nhà cung cấp, nợ vay, khách ứng trước?
10. Nếu chủ rời khỏi việc quản lý tiền trong 2 tuần, công ty có vận hành được không?
Nếu không, tài chính đang phụ thuộc quá nhiều vào một người.
Tài chính cá nhân và công ty trong doanh nghiệp gia đình
Doanh nghiệp gia đình thường dễ lẫn tiền hơn doanh nghiệp có nhiều cổ đông.
Vì ranh giới giữa “nhà” và “công ty” rất mỏng.
Người thân cùng làm.
Tài sản gia đình dùng cho công ty.
Nhà riêng làm văn phòng.
Xe gia đình dùng giao hàng.
Người thân cho vay không giấy tờ.
Chi phí sinh hoạt và chi phí kinh doanh đi chung.
Nếu không tách sớm, mâu thuẫn rất dễ xuất hiện.
Khi công ty lời, ai được hưởng bao nhiêu?
Khi công ty lỗ, ai chịu phần nào?
Tài sản nào là của công ty, tài sản nào là của gia đình?
Người thân làm trong công ty được trả lương hay xem như hỗ trợ?
Khoản tiền bố mẹ, anh em, vợ chồng đưa vào là góp vốn hay cho vay?
Những câu hỏi này nếu không rõ lúc đầu, về sau rất khó xử lý.
Nhiều doanh nghiệp gia đình không đổ vỡ vì thiếu khách. Họ căng vì tiền bạc không minh bạch giữa người nhà với nhau.
Với doanh nghiệp gia đình, càng thân càng phải rõ.
Rõ không phải vì thiếu niềm tin.
Rõ để giữ niềm tin lâu dài.
Lộ trình 90 ngày để SME tách bạch tài chính cá nhân và tài chính công ty
30 ngày đầu: Nhìn thật tình trạng hiện tại
Đừng vội sửa tất cả.
Hãy rà soát trước:
Công ty đang dùng những tài khoản nào?
Khách hàng chuyển tiền vào đâu?
Chi phí công ty đang trả từ đâu?
Chi phí cá nhân có đi qua công ty không?
Chủ đã cho công ty vay bao nhiêu?
Chủ đã rút bao nhiêu?
Có khoản vay cá nhân nào đang dùng cho công ty không?
Kế toán đang ghi nhận các khoản này thế nào?
Mục tiêu 30 ngày đầu là nhìn rõ mức độ lẫn lộn.
Không trách ai. Không đổ lỗi.
Chỉ nhìn thật.
30 ngày tiếp theo: Tách tài khoản và chuẩn hóa ghi nhận
Sau khi nhìn rõ, bắt đầu tách.
Doanh thu công ty về tài khoản công ty.
Chi phí công ty chi từ tài khoản công ty.
Chi phí cá nhân không đi qua công ty.
Khoản chủ đưa vào được ghi nhận rõ.
Khoản chủ rút ra được phân loại rõ.
Mức lương hoặc thu nhập của chủ được xác định.
Các khoản vay cá nhân dùng cho công ty được lập danh sách.
Đây là giai đoạn cần kế toán tham gia chặt.
Không cần làm quá phức tạp. Nhưng từng khoản phải có tên đúng.
30 ngày cuối: Thiết lập kỷ luật vận hành
Khi đã tách, cần duy trì.
Báo cáo dòng tiền hằng tuần hoặc hằng tháng.
Quy trình duyệt chi.
Ngân sách chi phí cá nhân của chủ.
Quy định rút lợi nhuận.
Ngưỡng tiền mặt tối thiểu công ty phải giữ.
Danh sách khoản chủ cho vay hoặc công ty phải trả.
Lịch xem lại tài chính định kỳ.
Sau 90 ngày, doanh nghiệp cần đạt một kết quả rõ:
Biết tiền công ty là bao nhiêu.
Biết tiền chủ đưa vào là bao nhiêu.
Biết tiền chủ rút ra là bao nhiêu.
Biết chi phí kinh doanh thật.
Biết lợi nhuận thật hơn trước.
Biết dòng tiền vận hành có đang khỏe hay không.
Đây là bước chuyển từ “tiền ai cũng là tiền nhà” sang “công ty là một tổ chức tài chính rõ ràng”.
Muốn lớn, phải có bước chuyển này.
Khi nào SME cần ưu tiên tách bạch tài chính cá nhân và công ty?
Doanh nghiệp nên xem đây là việc cấp thiết nếu có các dấu hiệu sau:
- Khách hàng vẫn chuyển tiền vào tài khoản cá nhân của chủ.
- Chủ thường xuyên dùng tiền công ty cho chi tiêu riêng.
- Công ty thường xuyên dùng tiền cá nhân của chủ để bù thiếu hụt.
- Không biết chủ đã cho công ty vay bao nhiêu.
- Không biết chủ đã rút khỏi công ty bao nhiêu.
- Không trả lương rõ cho chủ doanh nghiệp.
- Chi phí gia đình và chi phí công ty đi chung.
- Kế toán khó phân loại chứng từ.
- Báo cáo lợi nhuận không phản ánh đúng cảm nhận thực tế.
- Mỗi khi cần đầu tư, chủ không biết công ty thật sự có đủ tiền hay không.
Nếu nhiều dấu hiệu cùng xuất hiện, vấn đề không chỉ là kế toán chưa gọn.
Có thể doanh nghiệp đang thiếu nền tảng tài chính để tăng trưởng.
Và khi nền tài chính chưa rõ, mọi quyết định phía sau — marketing, tuyển dụng, đầu tư, vay vốn, mở rộng — đều dễ bị sai.
Vai trò của MondiaL: Đầu tư thương hiệu phải bắt đầu từ mục tiêu kinh doanh và dữ liệu rõ
MondiaL không phải đơn vị tư vấn kế toán. Nhưng trong các dự án thương hiệu, có một nguyên tắc rất gần với bài toán tài chính: không đầu tư theo cảm hứng, phải đầu tư theo mục tiêu kinh doanh.
Một doanh nghiệp chưa tách rõ tiền cá nhân và tiền công ty thường rất khó quyết định ngân sách thương hiệu.
Không biết nên chi bao nhiêu là phù hợp.
Không biết khoản nào công ty chịu được.
Không biết đầu tư nào nên làm trước.
Không biết hiệu quả nên đo bằng gì.
Không biết nên giữ tiền cho vận hành hay nâng cấp điểm chạm bán hàng.
Trong Hiến pháp thương hiệu, MondiaL nêu rõ nguyên tắc phục vụ khách hàng: luôn bắt đầu bằng mục tiêu kinh doanh, mọi đề xuất thiết kế phải đi kèm luận điểm chiến lược rõ ràng, cam kết dựa trên KPI có thể đo lường và báo cáo bằng con số thực tế.
Điều này rất quan trọng với SME.
Trước khi làm website mới, cần biết website giải quyết điểm nghẽn nào.
Trước khi làm profile, cần biết sales đang thiếu gì để chốt khách.
Trước khi làm nhận diện, cần biết thương hiệu đang bị hiểu sai ở đâu.
Trước khi chạy truyền thông, cần biết ngân sách nào thật sự thuộc về công ty và có thể dùng an toàn.
Thiết kế sinh lời không có nghĩa là chi càng nhiều càng tốt.
Nó có nghĩa là dùng ngân sách đúng chỗ, đúng thời điểm, đúng mục tiêu và đo được tác động.
Muốn vậy, tài chính công ty phải rõ trước.
Kết luận: Tách tiền là bước đầu tiên để doanh nghiệp trưởng thành
Nhầm lẫn giữa tài chính cá nhân và tài chính công ty là lỗi rất phổ biến.
Dễ hiểu.
Dễ thông cảm.
Nhưng không nên kéo dài.
Vì càng kéo dài, doanh nghiệp càng khó biết mình đang lời hay lỗ thật.
Không biết tiền công ty là bao nhiêu.
Không biết chủ đã rút bao nhiêu.
Không biết chủ đã cho vay bao nhiêu.
Không biết chi phí kinh doanh thật.
Không biết dòng tiền vận hành có khỏe không.
Không biết khoản đầu tư nào công ty thật sự đủ sức làm.
Một doanh nghiệp muốn tăng trưởng không thể mãi vận hành bằng trí nhớ của người chủ.
Câu hỏi không phải là:
“Công ty này là của tôi, tôi dùng tiền có gì sai?”
Câu hỏi đúng hơn là:
Nếu muốn công ty lớn hơn chính người chủ, hệ thống tài chính đã đủ rõ để người khác hiểu, kiểm tra và vận hành chưa?
Đây mới là câu hỏi quản trị.
SME không cần trở thành tập đoàn để bắt đầu tách bạch tài chính.
Bắt đầu bằng những việc rất cơ bản:
Tách tài khoản.
Trả lương cho chủ.
Ghi nhận khoản góp và khoản vay.
Không đưa chi phí cá nhân vào công ty tùy tiện.
Có quy trình duyệt chi.
Xem báo cáo dòng tiền định kỳ.
Phân phối lợi nhuận theo kế hoạch.
Giữ quỹ dự phòng cho vận hành.
Tách tiền không làm chủ doanh nghiệp mất quyền kiểm soát.
Ngược lại, nó giúp kiểm soát tốt hơn.
Vì khi tiền rõ, số liệu rõ.
Số liệu rõ thì quyết định rõ.
Quyết định rõ thì doanh nghiệp mới có nền để lớn lên bền vững.
FAQ
1. Nhầm lẫn giữa tài chính cá nhân và tài chính công ty là gì?
Đó là tình trạng chủ doanh nghiệp dùng lẫn tiền cá nhân và tiền công ty, như dùng tài khoản công ty để chi tiêu riêng, dùng tiền cá nhân để trả chi phí công ty nhưng không ghi nhận, hoặc để khách chuyển doanh thu vào tài khoản cá nhân.
2. Vì sao SME dễ nhầm lẫn tiền cá nhân và tiền công ty?
Vì nhiều SME bắt đầu từ mô hình gia đình, quy mô nhỏ, người chủ tự kiểm soát mọi việc và có thói quen xử lý tiền linh hoạt. Khi công ty lớn hơn, thói quen này làm dòng tiền rối và báo cáo tài chính thiếu chính xác.
3. Lẫn tiền cá nhân và tiền công ty gây hậu quả gì?
Nó khiến doanh nghiệp khó biết lợi nhuận thật, khó quản trị dòng tiền, khó quyết toán thuế, khó tiếp cận vốn, khó chia lợi nhuận minh bạch và dễ ra quyết định sai về đầu tư, tuyển dụng, marketing hoặc mở rộng.
4. Chủ doanh nghiệp có nên trả lương cho chính mình không?
Có. Nếu chủ đang làm việc cho công ty, nên có mức lương hoặc khoản thu nhập điều hành rõ ràng. Điều này giúp doanh nghiệp tính đúng chi phí và biết mô hình kinh doanh có lời thật sau khi trả đủ chi phí quản lý hay không.
5. SME nên bắt đầu tách bạch tài chính từ đâu?
Nên bắt đầu bằng việc tách tài khoản ngân hàng, đưa doanh thu về tài khoản công ty, ghi nhận rõ khoản chủ góp hoặc cho vay, phân loại khoản chủ rút ra, tách chi phí cá nhân khỏi chi phí công ty và lập báo cáo dòng tiền định kỳ.
Xem thêm: Kinh Doanh Dàn Trải: Vì Sao SME Ôm Quá Nhiều Cơ Hội Nhưng Không Lĩnh Vực Nào Đủ Mạnh?