Doanh nghiệp không thiếu nỗ lực, nhưng thiếu một bản đồ tài chính
Rất nhiều chủ doanh nghiệp SME làm việc rất chăm.
Ngày nào cũng gặp khách.
Theo dõi đơn hàng.
Duyệt báo giá.
Chạy marketing.
Xử lý công nợ.
Quản lý nhân sự.
Đàm phán với nhà cung cấp.
Tìm cách tăng doanh thu.
Tìm cách xoay tiền khi cần.
Nhìn bên ngoài, doanh nghiệp vẫn đang vận hành.
Có khách hàng.
Có doanh thu.
Có đơn hàng.
Có nhân viên.
Có sản phẩm.
Có hoạt động marketing.
Có kế hoạch bán hàng.
Nhưng khi hỏi sâu hơn, nhiều câu trả lời lại rất mơ hồ.
- Tháng tới cần bao nhiêu tiền để vận hành?
- Ba tháng tới dòng tiền có âm không?
- Doanh thu hòa vốn là bao nhiêu?
- Chi phí cố định đang chiếm bao nhiêu phần doanh thu?
- Nếu doanh thu giảm 20%, doanh nghiệp chịu được bao lâu?
- Nếu muốn tăng trưởng 30%, cần thêm bao nhiêu vốn lưu động?
- Nếu đầu tư website, profile, nhận diện, marketing, khi nào kỳ vọng thu hồi giá trị?
- Nếu khách trả chậm 60 ngày, công ty có thiếu tiền không?
Không rõ.
Đây là vấn đề không lập kế hoạch tài chính chi tiết.
Nói thẳng là: nhiều SME không thất bại vì không có doanh thu. Họ gặp khó vì không biết trước tiền sẽ vào lúc nào, tiền sẽ ra lúc nào, cần bao nhiêu vốn, chi phí nào đang tăng, lợi nhuận thật nằm ở đâu và tăng trưởng sẽ tiêu tốn bao nhiêu tiền.
Doanh nghiệp vận hành như vậy giống như lái xe đường dài mà không có bản đồ, không biết còn bao nhiêu xăng, không biết đoạn nào có trạm dừng và không biết phía trước có đèo hay không.
Vẫn có thể đi được một đoạn.
Nhưng càng đi xa, rủi ro càng lớn.
Một kế hoạch tài chính tốt không làm doanh nghiệp chắc chắn thành công. Nhưng nó giúp người chủ nhìn trước rủi ro, chuẩn bị nguồn lực và ra quyết định bớt cảm tính hơn.
Với SME, đây không phải là chuyện “tài chính cao cấp”.
Đây là năng lực sống còn.
Kế hoạch tài chính không phải là một file Excel để cất trong máy
Nhiều chủ doanh nghiệp nghe đến “kế hoạch tài chính” là nghĩ ngay đến một bảng Excel phức tạp.
Nhiều dòng.
Nhiều công thức.
Nhiều chỉ số.
Nhiều giả định.
Nhiều biểu đồ.
Nhưng kế hoạch tài chính không nên chỉ là một file đẹp.
Nó phải trả lời được những câu hỏi rất thực tế:
- Doanh nghiệp dự kiến bán được bao nhiêu?
- Doanh thu đó đến từ đâu?
- Chi phí để tạo doanh thu đó là bao nhiêu?
- Lợi nhuận còn lại bao nhiêu?
- Tiền thật sẽ về lúc nào?
- Tiền phải chi lúc nào?
- Công ty cần bao nhiêu vốn để vận hành?
- Có tháng nào thiếu tiền không?
- Khoản đầu tư nào nên làm trước, khoản nào nên hoãn?
- Nếu thị trường xấu hơn kỳ vọng, doanh nghiệp ứng phó thế nào?
Kế hoạch tài chính không phải để dự đoán tương lai chính xác tuyệt đối.
Không ai làm được điều đó.
Kế hoạch tài chính là cách doanh nghiệp chuẩn bị cho tương lai bằng những giả định có cơ sở.
Nếu doanh thu thấp hơn kế hoạch, biết cắt gì trước.
Nếu chi phí tăng, biết tác động đến lợi nhuận ra sao.
Nếu công nợ kéo dài, biết tuần nào thiếu tiền.
Nếu muốn mở rộng, biết cần bao nhiêu vốn.
Nếu muốn đầu tư thương hiệu, biết ngân sách nào phù hợp với sức chịu hiện tại.
Một kế hoạch tài chính tốt giúp chủ doanh nghiệp bớt bị bất ngờ.
Mà trong kinh doanh, bớt bất ngờ đã là một lợi thế rất lớn.
Sai lầm 1: Lập kế hoạch doanh thu quá lạc quan
Nhiều SME khi lập kế hoạch thường bắt đầu bằng doanh thu kỳ vọng.
Tháng sau tăng 20%.
Quý sau tăng 30%.
Năm sau gấp đôi.
Kênh mới sẽ mang thêm khách.
Sales mới sẽ tạo thêm doanh số.
Chiến dịch marketing sẽ kéo nhiều lead.
Sản phẩm mới sẽ bán tốt.
Kỳ vọng tăng trưởng không sai.
Doanh nghiệp cần tham vọng. Nhưng kế hoạch tài chính không thể chỉ dựa trên mong muốn.
Doanh thu phải được dự báo bằng cơ sở.
Doanh thu đến từ khách cũ hay khách mới?
Tỷ lệ mua lại là bao nhiêu?
Kênh nào tạo doanh thu?
Sales hiện tại có đủ năng lực chốt không?
Marketing có đủ ngân sách kéo lead không?
Thị trường có mùa vụ không?
Khách có thanh toán ngay hay trả chậm?
Sản phẩm nào đang bán tốt, sản phẩm nào đang giảm?
Nếu chỉ đặt doanh thu theo mong muốn, toàn bộ kế hoạch phía sau sẽ lệch.
Chi phí tuyển người có thể tăng quá sớm.
Nhập hàng có thể quá nhiều.
Mở rộng mặt bằng quá nhanh.
Đầu tư marketing quá mạnh.
Vay vốn quá tự tin.
Cam kết với nhà cung cấp quá cao.
Khi doanh thu thực tế không đạt, dòng tiền sẽ căng.
Đây là lỗi rất phổ biến: kế hoạch tài chính được xây trên kịch bản đẹp, nhưng doanh nghiệp lại không có phương án cho kịch bản bình thường hoặc kịch bản xấu.
SME nên lập ít nhất ba kịch bản doanh thu:
Kịch bản thận trọng.
Kịch bản cơ sở.
Kịch bản tích cực.
Đừng chỉ hỏi: “Nếu mọi thứ tốt thì doanh thu bao nhiêu?”
Hãy hỏi thêm: “Nếu mọi thứ chậm hơn dự kiến, doanh nghiệp còn chịu được không?”
Sai lầm 2: Không tính đủ chi phí thật
Nhiều kế hoạch tài chính bị sai vì doanh nghiệp đánh giá thấp chi phí.
- Chỉ tính tiền hàng, nhưng quên vận chuyển, lưu kho, hao hụt.
- Chỉ tính lương nhân viên, nhưng quên bảo hiểm, thưởng, đào tạo, công cụ làm việc.
- Chỉ tính tiền quảng cáo, nhưng quên landing page, content, thiết kế, sales follow-up.
- Chỉ tính tiền thuê mặt bằng, nhưng quên sửa chữa, điện nước, bảo trì, trang thiết bị.
- Chỉ tính chi phí triển khai dự án, nhưng quên thời gian quản lý, chỉnh sửa, nghiệm thu, công nợ.
Kế hoạch chi phí thiếu sẽ làm lợi nhuận bị ảo.
Nhìn trên giấy thấy lời.
Vào thực tế lại thấy tiền không còn bao nhiêu.
Đặc biệt với SME dịch vụ, chi phí thời gian thường bị bỏ qua.
Thời gian của chủ doanh nghiệp.
Thời gian của quản lý dự án.
Thời gian sales tư vấn.
Thời gian đội ngũ sửa đi sửa lại.
Thời gian chăm sóc khách hàng sau bán.
Thời gian xử lý khiếu nại.
Nếu không tính, doanh nghiệp dễ bán những gói dịch vụ tưởng có lời nhưng thật ra đang tiêu hao đội ngũ.
Một kế hoạch tài chính chi tiết cần phân loại chi phí rõ:
Chi phí cố định.
Chi phí biến đổi.
Chi phí trực tiếp theo sản phẩm/dịch vụ.
Chi phí gián tiếp.
Chi phí marketing.
Chi phí sales.
Chi phí vận hành.
Chi phí tài chính.
Chi phí đầu tư dài hạn.
Chi phí phát sinh dự phòng.
Không phải để làm kế hoạch nặng nề hơn.
Mà để biết doanh nghiệp thật sự cần bao nhiêu tiền để tạo ra một đồng doanh thu.
Sai lầm 3: Có kế hoạch lợi nhuận nhưng không có kế hoạch dòng tiền
Đây là lỗi lớn nhất.
Nhiều doanh nghiệp có kế hoạch doanh thu và lợi nhuận, nhưng không có kế hoạch dòng tiền.
Họ biết dự kiến bán bao nhiêu.
Biết chi phí khoảng bao nhiêu.
Biết lợi nhuận mục tiêu bao nhiêu.
Nhưng không biết tiền thật sẽ vào ra theo lịch nào.
Doanh thu tháng 5 có thể thu vào tháng 6.
Hợp đồng lớn có thể thanh toán sau nghiệm thu.
Đại lý có thể trả sau 45 ngày.
Khách B2B có thể trả sau khi đủ hồ sơ.
Nhà cung cấp lại yêu cầu thanh toán trước.
Lương, mặt bằng, thuế, bảo hiểm phải trả đúng hạn.
Vì vậy, doanh nghiệp có thể có lợi nhuận trên kế hoạch nhưng vẫn thiếu tiền mặt trong thực tế.
Kế hoạch dòng tiền cần trả lời:
Tuần nào tiền vào?
Tuần nào tiền ra?
Khoản nào chắc chắn?
Khoản nào có thể trễ?
Khoản nào phải trả đúng hạn?
Khoản nào có thể thương lượng?
Số dư cuối tuần, cuối tháng là bao nhiêu?
Có tháng nào âm tiền không?
Nếu khách trả chậm, hụt tiền ở đâu?
Không có kế hoạch dòng tiền, doanh nghiệp luôn bị động.
Đến gần ngày trả lương mới biết thiếu.
Đến lúc nhà cung cấp nhắc mới đi xoay.
Đến lúc cần nhập hàng mới biết tiền chưa về.
Đến lúc cần chạy chiến dịch mới phát hiện ngân sách không còn.
Dòng tiền không nên được quản bằng phản xạ.
Dòng tiền cần được nhìn trước.
Sai lầm 4: Không biết nhu cầu vốn thật sự của doanh nghiệp
Một trong những câu hỏi quan trọng nhất trong tài chính SME là:
Doanh nghiệp cần bao nhiêu vốn để vận hành và tăng trưởng an toàn?
Rất nhiều chủ doanh nghiệp không có câu trả lời rõ.
Khi thiếu tiền thì mới biết cần vốn.
Khi có đơn hàng lớn thì mới đi vay.
Khi muốn nhập hàng thì mới gom tiền.
Khi mở rộng thì mới hỏi ngân hàng.
Khi cần làm marketing thì mới cắt chỗ này bù chỗ kia.
Cách làm này khiến doanh nghiệp luôn chạy sau nhu cầu vốn.
Nhu cầu vốn không chỉ là tiền để mở rộng.
Nó gồm:
Vốn lưu động để vận hành hằng ngày.
Vốn cho tồn kho.
Vốn để chịu công nợ phải thu.
Vốn để trả chi phí cố định.
Vốn cho marketing.
Vốn cho đầu tư tài sản.
Vốn cho quỹ dự phòng.
Vốn cho giai đoạn tăng trưởng nhưng tiền chưa kịp về.
Nếu không tính trước, doanh nghiệp rất dễ vay sai.
Vay quá muộn.
Vay quá ít.
Vay quá nhiều.
Vay sai kỳ hạn.
Vay cho mục tiêu dài hạn bằng vốn ngắn hạn.
Vay để bù lỗ thay vì sửa mô hình.
Một kế hoạch tài chính chi tiết giúp chủ doanh nghiệp biết khi nào cần vốn, cần bao nhiêu và dùng vào việc gì.
Điều này rất quan trọng nếu doanh nghiệp muốn vay ngân hàng, gọi vốn, mở rộng, hoặc đầu tư thương hiệu và marketing bài bản.
Không có kế hoạch vốn, mọi khoản vay hoặc đầu tư đều dễ trở thành quyết định cảm tính.
Sai lầm 5: Không có ngân sách cho marketing và thương hiệu
Nhiều SME chi marketing theo kiểu có tiền thì làm, thiếu tiền thì cắt.
Tháng này sales thiếu lead thì chạy quảng cáo.
Tháng này doanh thu chậm thì cắt content.
Thấy website cũ quá thì làm lại.
Thấy đối thủ làm nhận diện mới thì mình cũng muốn làm.
Thấy fanpage im thì thuê người đăng bài.
Thấy cần profile thì làm gấp trước buổi gặp khách.
Cách làm này khiến marketing và thương hiệu luôn bị động.
Không có ngân sách rõ.
Không có mục tiêu rõ.
Không biết khoản nào là ngắn hạn, khoản nào là dài hạn.
Không biết nên đầu tư trước vào điểm chạm nào.
Không biết khi nào nên tăng, khi nào nên giữ, khi nào nên dừng.
Marketing và thương hiệu không nên là khoản chi lấy từ phần tiền còn dư.
Với SME, ngân sách có thể nhỏ. Nhưng phải có kế hoạch.
Bao nhiêu cho hoạt động tạo lead ngắn hạn?
Bao nhiêu cho website, landing page, profile, proposal, case study?
Bao nhiêu cho nội dung nền tảng?
Bao nhiêu cho chăm khách cũ?
Bao nhiêu cho nhận diện, bao bì, sales kit?
Bao nhiêu cho đo lường và tối ưu?
Nếu không có ngân sách, doanh nghiệp dễ rơi vào hai cực đoan.
Một là cắt hết marketing khi khó khăn, khiến pipeline khách hàng khô đi vài tháng sau.
Hai là chi mạnh khi cần doanh thu gấp, nhưng không có nền tảng chuyển đổi nên lãng phí.
Trong master prompt thương hiệu, MondiaL được định vị là Creative Business Partner chuyên về giải pháp thương hiệu gắn với tăng trưởng kinh doanh; triết lý “Thiết Kế Sinh Lời” yêu cầu thiết kế không chỉ đẹp, mà phải đi đến lớp giá trị kinh doanh: biến sự chú ý thành doanh thu và chuyển đổi thành lợi nhuận.
Muốn làm được điều đó, ngân sách thương hiệu phải nằm trong kế hoạch tài chính.
Không phải chi theo cảm hứng.
Sai lầm 6: Không có kịch bản xấu
Nhiều kế hoạch tài chính chỉ có một kịch bản: kịch bản doanh nghiệp mong muốn.
Doanh thu đạt kế hoạch.
Chi phí không phát sinh.
Khách thanh toán đúng hạn.
Marketing tạo lead như kỳ vọng.
Sales chốt tốt.
Nhân sự ổn định.
Thị trường không biến động.
Nhà cung cấp không tăng giá.
Nhưng kinh doanh hiếm khi đẹp như vậy.
Khách có thể trả chậm.
Doanh thu có thể giảm.
Chi phí nguyên vật liệu có thể tăng.
Nhân sự chủ chốt có thể nghỉ.
Chiến dịch marketing có thể không hiệu quả.
Một khách hàng lớn có thể dừng hợp tác.
Một chính sách mới có thể làm thị trường chậm lại.
Một đối thủ có thể giảm giá mạnh.
Nếu không có kịch bản xấu, doanh nghiệp sẽ phản ứng chậm.
Đến khi rủi ro xảy ra mới cắt chi phí.
Đến khi thiếu tiền mới vay.
Đến khi mất khách mới tăng marketing.
Đến khi hàng tồn cao mới xả.
Đến khi sales yếu mới tìm cách sửa.
Một kế hoạch tài chính tốt cần có các câu hỏi giả định:
Nếu doanh thu thấp hơn 20% thì sao?
Nếu khách trả chậm thêm 30 ngày thì sao?
Nếu chi phí tăng 15% thì sao?
Nếu mất khách hàng lớn nhất thì sao?
Nếu chiến dịch marketing không tạo lead trong 2 tháng thì sao?
Nếu phải giữ đội ngũ thêm 3 tháng trong lúc doanh thu giảm thì sao?
Kịch bản xấu không làm doanh nghiệp bi quan.
Nó giúp doanh nghiệp bình tĩnh hơn.
Vì khi rủi ro xảy ra, doanh nghiệp không bắt đầu từ hoảng loạn. Doanh nghiệp đã có phương án.
Sai lầm 7: Không review kế hoạch tài chính định kỳ
Một bản kế hoạch tài chính không được cập nhật sẽ nhanh chóng lỗi thời.
Thị trường thay đổi.
Khách hàng thay đổi.
Chi phí thay đổi.
Tỷ lệ chốt thay đổi.
Tồn kho thay đổi.
Công nợ thay đổi.
Đội ngũ thay đổi.
Mục tiêu kinh doanh thay đổi.
Nhưng nhiều SME lập kế hoạch đầu năm rồi để đó.
Đến giữa năm mới phát hiện doanh thu lệch xa.
Cuối quý mới biết chi phí tăng.
Cuối tháng mới thấy dòng tiền âm.
Khi cần đầu tư mới nhận ra ngân sách không còn phù hợp.
Kế hoạch tài chính không phải tài liệu cố định.
Nó là một công cụ quản trị sống.
Ít nhất mỗi tháng, doanh nghiệp nên review:
Doanh thu thực tế so với kế hoạch.
Chi phí thực tế so với ngân sách.
Lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng.
Dòng tiền vào ra.
Công nợ phải thu, phải trả.
Tồn kho.
Chi phí marketing và kết quả tạo lead, doanh thu.
Các khoản đầu tư đã làm và tác động thực tế.
Dự báo 1-3 tháng tới.
Review không phải để tìm người sai.
Review để điều chỉnh sớm.
Nếu kế hoạch lệch, cần biết lệch vì giả định sai, thị trường đổi, triển khai yếu hay dữ liệu chưa đủ.
Không review, kế hoạch chỉ là một mong muốn được viết ra.
Có review, kế hoạch mới trở thành công cụ điều hành.
Sai lầm 8: Kế hoạch nằm trong đầu chủ doanh nghiệp
Ở rất nhiều SME, kế hoạch tài chính không được viết ra đầy đủ.
Nó nằm trong đầu người chủ.
Chủ biết tháng này sẽ chi gì.
Chủ nhớ khách nào sắp trả tiền.
Chủ đoán doanh thu sắp tới.
Chủ biết khoản nào cần hoãn.
Chủ quyết định có nên tuyển, có nên mua, có nên chi.
Cách này có thể hoạt động khi doanh nghiệp còn rất nhỏ.
Nhưng khi công ty lớn hơn, nó trở thành rủi ro.
Đội ngũ không biết ưu tiên tài chính là gì.
Sales không hiểu điều khoản thanh toán quan trọng thế nào.
Marketing không biết ngân sách thật.
Kế toán chỉ ghi nhận, không tham gia cảnh báo.
Quản lý vận hành không biết chi phí nào cần kiểm soát.
Mọi quyết định lớn đều phải chờ chủ.
Doanh nghiệp như vậy rất khó lớn hơn người chủ.
Một kế hoạch tài chính cần được viết ra, dù đơn giản.
Doanh thu mục tiêu.
Ngân sách chi phí.
Dòng tiền dự kiến.
Nhu cầu vốn.
Ngân sách marketing.
Khoản đầu tư ưu tiên.
Ngưỡng cảnh báo.
Kịch bản xấu.
Người chịu trách nhiệm.
Khi kế hoạch được viết ra, đội ngũ mới có thể cùng hiểu, cùng theo dõi và cùng chịu trách nhiệm.
Quản trị tài chính không nên là “bí mật trong đầu sếp”.
Nó nên là hệ thống giúp doanh nghiệp vận hành rõ ràng hơn.
Không lập kế hoạch tài chính ảnh hưởng gì đến thương hiệu?
Nghe có vẻ kế hoạch tài chính là chuyện nội bộ, còn thương hiệu là chuyện bên ngoài.
Nhưng thực tế, hai việc này liên quan rất chặt.
Khi không có kế hoạch tài chính, doanh nghiệp thường đầu tư thương hiệu theo cảm hứng.
Có tiền thì làm.
Thiếu tiền thì cắt.
Cần khách gấp thì chạy quảng cáo.
Sắp gặp đối tác thì làm profile vội.
Thấy website cũ thì làm lại.
Thấy đối thủ đẹp hơn thì đổi nhận diện.
Thấy thị trường chậm thì dừng toàn bộ nội dung.
Cách làm này khiến thương hiệu thiếu nhất quán.
Điểm chạm lúc tốt lúc yếu.
Marketing lúc mạnh lúc im.
Website làm xong nhưng không có ngân sách kéo traffic.
Profile làm xong nhưng không có kế hoạch dùng trong sales.
Nhận diện có nhưng không đủ ngân sách triển khai đồng bộ.
Bao bì mới có nhưng không có kế hoạch bán hàng đi kèm.
Một thương hiệu mạnh cần sự đầu tư đều và có thứ tự ưu tiên.
Không phải làm tất cả cùng lúc. Nhưng phải biết việc nào cần làm trước, việc nào làm sau, ngân sách nào phù hợp và kỳ vọng hiệu quả là gì.
Trong Hiến pháp thương hiệu, MondiaL nhấn mạnh rằng thiết kế không còn là dịch vụ trang trí, mà là một đòn bẩy chiến lược để tạo tăng trưởng; phương pháp 3D bắt đầu từ chẩn đoán bài toán kinh doanh, thị trường, đối thủ, khách hàng mục tiêu và KPI trước khi kiến tạo giải pháp và đo lường hiệu quả.
Đây là tư duy rất quan trọng với SME.
Không có kế hoạch tài chính, doanh nghiệp dễ xem thương hiệu là khoản chi phụ.
Có kế hoạch tài chính, doanh nghiệp sẽ nhìn thương hiệu như một khoản đầu tư có mục tiêu.
Đầu tư để tăng niềm tin.
Đầu tư để hỗ trợ sales.
Đầu tư để tăng tỷ lệ chuyển đổi.
Đầu tư để nâng giá trị cảm nhận.
Đầu tư để giảm phụ thuộc vào giảm giá.
Đầu tư để mở phân khúc khách hàng tốt hơn.
Thương hiệu muốn bền cần ngân sách bền.
Ngân sách bền bắt đầu từ kế hoạch tài chính rõ.
Framework: 8 lớp của một kế hoạch tài chính SME đủ dùng
SME không cần bắt đầu bằng hệ thống tài chính quá phức tạp. Nhưng một kế hoạch tài chính đủ dùng nên có 8 lớp sau.
1. Mục tiêu kinh doanh
Trước tiên, cần biết doanh nghiệp muốn đạt gì.
Tăng doanh thu?
Tăng lợi nhuận?
Giảm công nợ?
Mở rộng kênh bán?
Ra sản phẩm mới?
Nâng phân khúc?
Giảm phụ thuộc vào một khách hàng lớn?
Đầu tư thương hiệu để hỗ trợ sales?
Mục tiêu khác nhau sẽ kéo theo kế hoạch tài chính khác nhau.
2. Dự báo doanh thu
Dự báo doanh thu cần chia theo nguồn.
Khách cũ.
Khách mới.
Kênh online.
Kênh đại lý.
Kênh B2B.
Dự án.
Sản phẩm/dịch vụ chủ lực.
Sản phẩm/dịch vụ mới.
Không nên chỉ ghi một con số tổng.
Tổng doanh thu không cho biết nguồn tăng trưởng thật nằm ở đâu.
3. Dự báo chi phí
Cần phân loại chi phí cố định và biến đổi.
Chi phí cố định giúp biết doanh nghiệp cần doanh thu tối thiểu bao nhiêu để sống.
Chi phí biến đổi giúp biết tăng trưởng doanh thu sẽ kéo theo chi phí ra sao.
4. Kế hoạch lợi nhuận
Không chỉ nhìn doanh thu.
Cần biết lợi nhuận gộp, lợi nhuận ròng, biên lợi nhuận theo sản phẩm/dịch vụ, và nhóm khách hàng nào tạo lợi nhuận tốt nhất.
Bán nhiều nhưng lời ít không phải tăng trưởng khỏe.
5. Kế hoạch dòng tiền
Đây là lớp bắt buộc.
Tiền vào lúc nào?
Tiền ra lúc nào?
Có tháng nào âm tiền không?
Công nợ sẽ ảnh hưởng thế nào?
Tồn kho cần bao nhiêu tiền?
Lương, thuế, nhà cung cấp, nợ vay đến hạn khi nào?
Dòng tiền là phần quyết định doanh nghiệp có vận hành được không.
6. Kế hoạch vốn
Doanh nghiệp cần biết mình cần vốn cho việc gì.
Vốn lưu động.
Vốn tồn kho.
Vốn marketing.
Vốn đầu tư tài sản.
Vốn phát triển sản phẩm.
Vốn dự phòng.
Vốn cho giai đoạn mở rộng.
Nếu cần vay, phải biết vay bao nhiêu, khi nào vay, dùng vào đâu và trả bằng dòng tiền nào.
7. Ngân sách đầu tư tăng trưởng
Đây là phần nhiều SME bỏ qua.
Ngân sách cho website, profile, nhận diện, bao bì, nội dung, CRM, sales kit, đào tạo, phần mềm, quy trình — nếu được đặt đúng mục tiêu, đây không chỉ là chi phí. Đây là đầu tư tạo năng lực.
Cần ghi rõ khoản nào ngắn hạn, khoản nào dài hạn.
8. Kịch bản và ngưỡng cảnh báo
Kế hoạch cần có giới hạn cảnh báo.
Nếu doanh thu thấp hơn kế hoạch 20% thì làm gì?
Nếu công nợ quá hạn vượt một mức nào đó thì xử lý ra sao?
Nếu tiền mặt xuống dưới ngưỡng an toàn thì dừng khoản chi nào?
Nếu marketing không đạt chỉ số sau 60 ngày thì tối ưu thế nào?
Không có ngưỡng cảnh báo, doanh nghiệp chỉ phản ứng khi vấn đề đã đau.
10 câu hỏi giúp chủ SME kiểm tra kế hoạch tài chính hiện tại
1. Doanh nghiệp có kế hoạch doanh thu theo từng nguồn không?
Nếu chỉ có một con số tổng, kế hoạch vẫn quá mờ.
2. Có biết điểm hòa vốn mỗi tháng không?
Nếu không biết cần bao nhiêu doanh thu để đủ trả chi phí, doanh nghiệp rất khó kiểm soát rủi ro.
3. Có dự báo dòng tiền 8-12 tuần tới không?
Nếu không, doanh nghiệp dễ bị bất ngờ bởi các khoản phải chi.
4. Có biết cần bao nhiêu vốn lưu động để tăng trưởng không?
Tăng doanh thu thường cần thêm tiền. Không tính trước sẽ rất dễ căng dòng tiền.
5. Có ngân sách marketing và thương hiệu rõ không?
Nếu marketing chỉ chi theo phát sinh, rất khó tạo hệ thống tăng trưởng bền.
6. Có phân biệt chi phí ngắn hạn và đầu tư dài hạn không?
Nếu không, doanh nghiệp dễ cắt nhầm khoản cần giữ.
7. Có kịch bản xấu không?
Nếu chỉ có kịch bản đẹp, kế hoạch tài chính đang quá mong manh.
8. Có review kế hoạch hằng tháng không?
Nếu không review, kế hoạch sẽ nhanh chóng lỗi thời.
9. Kế toán, sales, marketing và vận hành có cùng hiểu mục tiêu tài chính không?
Nếu mỗi bộ phận nhìn một kiểu, kế hoạch khó đi vào thực tế.
10. Nếu tháng sau doanh thu giảm 20%, doanh nghiệp biết phải làm gì chưa?
Nếu chưa, doanh nghiệp chưa có kế hoạch ứng phó.
Kế hoạch tài chính trong sales, marketing và vận hành
Sales cần kế hoạch tài chính để bán lành mạnh hơn
Sales không chỉ có nhiệm vụ mang doanh thu về.
Sales còn ảnh hưởng đến dòng tiền và lợi nhuận.
Một đơn hàng tốt không chỉ lớn.
Nó phải có biên lợi nhuận hợp lý.
Điều khoản thanh toán rõ.
Khách hàng phù hợp.
Chi phí phục vụ trong kiểm soát.
Khả năng thu tiền đúng hạn.
Nếu kế hoạch tài chính không rõ, sales dễ chạy theo doanh số bề mặt.
Chốt nhiều nhưng công nợ cao.
Bán nhiều nhưng giảm giá sâu.
Nhận khách không phù hợp.
Tạo doanh thu nhưng làm đội ngũ quá tải.
Marketing cần kế hoạch tài chính để không bị cắt sai
Marketing không thể mạnh nếu ngân sách lúc có lúc không.
Một kế hoạch tài chính tốt giúp doanh nghiệp biết:
- Kênh nào cần đầu tư đều.
- Chiến dịch nào tạo doanh thu gần.
- Tài sản nào cần xây dài hạn.
- Ngân sách nào dành cho thử nghiệm.
- Ngân sách nào dành cho duy trì.
- Ngân sách nào cần bảo vệ ngay cả khi dòng tiền khó.
Không có kế hoạch, marketing rất dễ bị cắt đầu tiên.
Nhưng cắt sai marketing có thể khiến doanh nghiệp thiếu khách nhiều hơn vài tháng sau.
Vận hành cần kế hoạch tài chính để không tiêu hao âm thầm
Vận hành ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí.
Lỗi giao hàng.
Làm lại sản phẩm.
Quy trình rối.
Tồn kho cao.
Nhân sự dư hoặc thiếu.
Thiếu kiểm soát chất lượng.
Dịch vụ sau bán yếu.
Một kế hoạch tài chính tốt giúp vận hành hiểu chi phí nào cần kiểm soát, năng suất nào cần cải thiện và điểm nào đang làm lợi nhuận bị mòn.
Tài chính không nên chỉ nằm ở phòng kế toán.
Tài chính phải đi vào sales, marketing và vận hành.
Lộ trình 90 ngày để SME bắt đầu lập kế hoạch tài chính chi tiết
30 ngày đầu: Nhìn thật dữ liệu hiện tại
Đừng vội làm kế hoạch quá lớn.
Hãy gom lại dữ liệu cơ bản:
- Doanh thu 12 tháng gần nhất.
- Chi phí cố định.
- Chi phí biến đổi.
- Lợi nhuận gộp.
- Lợi nhuận ròng.
- Công nợ phải thu.
- Công nợ phải trả.
- Tồn kho nếu có.
- Tiền mặt hiện tại.
- Khoản vay và lịch trả nợ.
- Ngân sách marketing đang chi.
- Các khoản đầu tư dự kiến.
Mục tiêu 30 ngày đầu là biết doanh nghiệp đang đứng ở đâu.
Không đoán.
30 ngày tiếp theo: Lập kế hoạch 3-6 tháng
Sau khi có dữ liệu, hãy lập kế hoạch ngắn hạn trước.
Doanh thu dự kiến theo nguồn.
Chi phí dự kiến theo nhóm.
Dòng tiền vào ra theo tuần hoặc tháng.
Khoản nào chắc chắn, khoản nào chưa chắc.
Nhu cầu vốn.
Ngân sách marketing.
Khoản đầu tư ưu tiên.
Kịch bản nếu doanh thu thấp hơn kế hoạch.
Không cần hoàn hảo. Nhưng phải đủ để ra quyết định.
30 ngày cuối: Đưa kế hoạch vào nhịp quản trị
Kế hoạch chỉ có giá trị khi được dùng.
Hằng tuần xem dòng tiền.
Hằng tháng xem doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
Hằng tháng xem công nợ và tồn kho.
Hằng tháng xem hiệu quả marketing.
Mỗi quý review mục tiêu và ngân sách.
Sau 90 ngày, doanh nghiệp cần đạt một kết quả rõ:
- Biết tháng tới có thiếu tiền không.
- Biết khoản nào cần thu.
- Biết chi phí nào đang vượt.
- Biết ngân sách nào nên giữ.
- Biết khoản đầu tư nào nên làm trước.
- Biết tăng trưởng cần bao nhiêu vốn.
Đây là bước chuyển từ “điều hành bằng cảm giác” sang “điều hành bằng kế hoạch”.
Khi nào SME cần ưu tiên lập kế hoạch tài chính?
Doanh nghiệp nên xem đây là việc cấp thiết nếu có các dấu hiệu sau:
- Doanh thu có nhưng tiền mặt thường thiếu.
- Không biết điểm hòa vốn mỗi tháng.
- Không có dự báo dòng tiền.
- Không biết cần bao nhiêu vốn để tăng trưởng.
- Chi marketing theo cảm hứng.
- Đầu tư tài sản, nhân sự, website, nhận diện, máy móc mà không có kế hoạch hoàn vốn.
- Vay vốn khi đã thiếu tiền, không chuẩn bị trước.
- Công nợ tăng nhưng không thấy trước tác động dòng tiền.
- Mỗi tháng đều phải xoay tiền.
- Chủ doanh nghiệp không thể trả lời rõ: “3 tháng tới công ty cần bao nhiêu tiền?”
Nếu nhiều dấu hiệu cùng xuất hiện, vấn đề không chỉ là thiếu tiền.
Có thể doanh nghiệp đang thiếu kế hoạch tài chính.
Và khi thiếu kế hoạch, mọi quyết định lớn đều mang tính đánh cược.
Vai trò của MondiaL: Đầu tư thương hiệu cũng cần nằm trong kế hoạch tài chính
MondiaL không phải đơn vị tư vấn tài chính. Nhưng trong các dự án thương hiệu, có một nguyên tắc rất thực tế: đầu tư thiết kế, website, profile, nhận diện, bao bì hay truyền thông phải gắn với mục tiêu kinh doanh và khả năng tài chính của doanh nghiệp.
Không phải SME nào cũng nên làm mọi thứ cùng lúc.
Có doanh nghiệp cần ưu tiên profile để sales chốt khách B2B tốt hơn.
Có doanh nghiệp cần website để tăng niềm tin và tạo lead.
Có doanh nghiệp cần landing page để không lãng phí quảng cáo.
Có doanh nghiệp cần bao bì để sản phẩm được chọn nhanh hơn tại điểm bán.
Có doanh nghiệp cần định vị trước khi đổi nhận diện.
Có doanh nghiệp cần sales kit trước khi tăng ngân sách marketing.
Trong Hiến pháp thương hiệu, MondiaL nêu nguyên tắc phục vụ khách hàng là luôn bắt đầu bằng “mục tiêu kinh doanh”, mọi đề xuất thiết kế phải đi kèm luận điểm chiến lược rõ ràng và cam kết dựa trên KPI có thể đo lường.
Đây cũng là cách SME nên nhìn ngân sách thương hiệu.
Không hỏi trước: “Làm cái này hết bao nhiêu?”
Hãy hỏi trước:
- Điểm nghẽn kinh doanh là gì?
- Điểm chạm nào đang làm mất khách?
- Khoản đầu tư này tác động vào lead, niềm tin, tỷ lệ chốt, giá trị cảm nhận hay khách hàng quay lại?
- Doanh nghiệp có đủ dòng tiền để triển khai đến nơi đến chốn không?
- Khi nào review hiệu quả?
- Chỉ số nào cho thấy khoản đầu tư này đáng tiếp tục?
Thiết kế sinh lời không có nghĩa là thiết kế tạo tiền ngay lập tức trong mọi tình huống.
Nó có nghĩa là thiết kế phải nằm trong một kế hoạch tăng trưởng có mục tiêu, có ngân sách, có thứ tự ưu tiên và có cách đo lường.
Với SME, đây là cách đầu tư an toàn hơn: không làm thương hiệu bằng cảm hứng, mà làm bằng kế hoạch.
Kết luận: Không có kế hoạch tài chính, doanh nghiệp luôn đi sau vấn đề
Không lập kế hoạch tài chính chi tiết là một sai lầm rất phổ biến ở SME.
Dễ hiểu. Vì người chủ quá bận.
Dễ thông cảm. Vì số liệu tài chính đôi khi rối.
Nhưng không thể kéo dài.
Vì không có kế hoạch tài chính, doanh nghiệp luôn bị động.
- Bị động khi doanh thu giảm.
- Bị động khi khách trả chậm.
- Bị động khi cần vốn.
- Bị động khi chi phí tăng.
- Bị động khi muốn đầu tư.
- Bị động khi mở rộng.
- Bị động khi thị trường biến động.
Câu hỏi không phải là:
“Công ty tháng này có doanh thu không?”
Câu hỏi đúng hơn là:
Với doanh thu, chi phí, dòng tiền, công nợ, tồn kho, vốn và các khoản đầu tư hiện tại, doanh nghiệp có đủ sức đi tiếp 3-6 tháng tới không?
Đó mới là câu hỏi tài chính.
SME không cần một mô hình tài chính quá phức tạp ngay từ đầu.
Nhưng cần bắt đầu từ những việc rất thực tế:
- Dự báo doanh thu.
- Tính chi phí thật.
- Lập kế hoạch lợi nhuận.
- Dự báo dòng tiền.
- Tính nhu cầu vốn.
- Dành ngân sách cho marketing và thương hiệu.
- Xây kịch bản xấu.
- Review hằng tháng.
- Viết kế hoạch ra để đội ngũ cùng hiểu.
Kế hoạch tài chính không làm doanh nghiệp mất linh hoạt.
Ngược lại, nó giúp doanh nghiệp linh hoạt trong tỉnh táo.
Vì khi biết mình đang có bao nhiêu tiền, cần bao nhiêu vốn, có thể chịu được rủi ro nào và nên đầu tư vào đâu, người chủ sẽ bớt phải ra quyết định trong áp lực.
Tăng trưởng không chỉ cần tham vọng.
Tăng trưởng cần một bản đồ tài chính đủ rõ để doanh nghiệp không đi nhanh trong mù mờ.
FAQ
1. Kế hoạch tài chính SME là gì?
Kế hoạch tài chính SME là bản kế hoạch giúp doanh nghiệp dự báo doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền, nhu cầu vốn, ngân sách đầu tư và các kịch bản rủi ro trong một giai đoạn nhất định.
2. Vì sao SME cần lập kế hoạch tài chính chi tiết?
Vì kế hoạch tài chính giúp doanh nghiệp biết cần bao nhiêu tiền, khi nào cần, dùng vào việc gì, có tháng nào thiếu dòng tiền không và khoản đầu tư nào nên ưu tiên. Không có kế hoạch, doanh nghiệp dễ ra quyết định cảm tính.
3. Kế hoạch tài chính khác gì với báo cáo tài chính?
Báo cáo tài chính thường nhìn lại những gì đã xảy ra. Kế hoạch tài chính nhìn về phía trước, giúp doanh nghiệp dự báo doanh thu, chi phí, dòng tiền, nhu cầu vốn và chuẩn bị cho các kịch bản tương lai.
4. SME nên lập kế hoạch tài chính trong bao lâu?
Nên có kế hoạch 12 tháng ở cấp tổng quan, nhưng cần dự báo dòng tiền chi tiết hơn trong 8-12 tuần tới. Với SME, kế hoạch ngắn hạn rõ thường hữu ích hơn một kế hoạch dài hạn quá đẹp nhưng khó dùng.
5. SME nên bắt đầu lập kế hoạch tài chính từ đâu?
Nên bắt đầu từ dữ liệu hiện tại: doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ, tồn kho, tiền mặt, khoản vay và ngân sách marketing. Sau đó lập dự báo 3-6 tháng, kèm kịch bản thận trọng, cơ sở và tích cực.
Xem thêm: Không Hiểu Báo Cáo Tài Chính: Vì Sao SME Có Doanh Thu Nhưng Vẫn Không Biết Mình Khỏe Hay Yếu?