Doanh thu tăng không có nghĩa là doanh nghiệp đang khỏe
Rất nhiều chủ doanh nghiệp SME nhìn sức khỏe công ty qua một vài con số quen thuộc.
- Tháng này bán được bao nhiêu.
- Doanh thu tăng hay giảm.
- Tài khoản ngân hàng còn bao nhiêu tiền.
- Có đủ trả lương không.
- Khách còn nợ bao nhiêu.
- Nhà cung cấp đang đòi bao nhiêu.
- Cuối tháng còn dư hay hụt.
Những con số này quan trọng. Nhưng chúng chưa đủ để biết doanh nghiệp thật sự khỏe hay yếu.
- Có doanh nghiệp doanh thu tăng nhưng lợi nhuận giảm.
- Có doanh nghiệp bán rất nhiều nhưng tiền không về.
- Có doanh nghiệp nhìn tài khoản còn tiền nhưng công nợ phải trả đang lớn.
- Có doanh nghiệp lời trên sổ sách nhưng thiếu tiền mặt để vận hành.
- Có doanh nghiệp mở rộng nhanh nhưng vốn lưu động không chịu nổi.
- Có doanh nghiệp vay thêm để tăng trưởng nhưng không biết dòng tiền có đủ trả nợ không.
Đây là vấn đề không hiểu báo cáo tài chính.
Trong tài liệu 50 vấn đề SME, vấn đề số 22 chỉ ra rằng nhiều chủ doanh nghiệp xem báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ là tài liệu phức tạp, chỉ dành cho kế toán.
Họ không biết cách đọc, phân tích và sử dụng những thông tin này để đánh giá sức khỏe tài chính cũng như ra quyết định chiến lược.
Nói thẳng là: nếu chủ doanh nghiệp không hiểu báo cáo tài chính, doanh nghiệp đang lái xe mà chỉ nhìn kính chiếu hậu.
Thấy tháng trước bán được.
Thấy hôm nay còn tiền.
Thấy khách vẫn hỏi.
Thấy đội ngũ vẫn làm.
Nhưng không biết động cơ bên trong đang nóng lên, xăng còn bao nhiêu, bánh xe nào đang mòn và đoạn đường phía trước có đủ sức đi tiếp không.
Với SME, báo cáo tài chính không nên là tài liệu để “nộp cho thuế” rồi cất vào folder.
Nó phải là bảng điều khiển của doanh nghiệp.
Không đọc được bảng điều khiển, chủ doanh nghiệp sẽ ra quyết định bằng cảm giác.
Mà tài chính là nơi cảm giác rất dễ đánh lừa.
Báo cáo tài chính không phải việc riêng của kế toán
Nhiều chủ SME nghĩ tài chính là việc của kế toán.
- Kế toán làm sổ sách.
- Kế toán nộp thuế.
- Kế toán xuất hóa đơn.
- Kế toán theo dõi công nợ.
- Kế toán làm báo cáo cuối năm.
- Kế toán làm việc với ngân hàng, cơ quan thuế, bảo hiểm.
Đúng. Nhưng chưa đủ.
Kế toán có thể ghi nhận dữ liệu. Nhưng người dùng dữ liệu để ra quyết định phải là chủ doanh nghiệp và đội ngũ quản lý.
Kế toán có thể nói công ty tháng này có doanh thu bao nhiêu.
Chủ doanh nghiệp phải hiểu doanh thu đó có lợi nhuận thật không.
Kế toán có thể báo công nợ khách hàng còn nhiều.
Chủ doanh nghiệp phải hiểu công nợ đó đang làm nghẹt dòng tiền ra sao.
Kế toán có thể ghi tồn kho tăng.
Chủ doanh nghiệp phải hiểu tồn kho đó là tài sản hay là tiền đang bị chôn.
Kế toán có thể lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Chủ doanh nghiệp phải hiểu vì sao công ty báo lãi nhưng tiền mặt vẫn thiếu.
Nếu không hiểu, chủ doanh nghiệp sẽ bị động.
Nghe kế toán báo nhưng không biết hỏi gì.
Nhìn báo cáo nhưng không biết đọc đâu trước.
Thấy số liệu nhưng không biết số nào đáng lo.
Ra quyết định đầu tư, vay vốn, tuyển người, mở rộng, làm marketing bằng cảm giác nhiều hơn dữ liệu.
Tôi thường thấy nhiều chủ SME rất giỏi bán hàng, rất hiểu sản phẩm, rất nhạy với khách hàng. Nhưng khi đến báo cáo tài chính, họ lại tự tách mình ra: “Cái này để kế toán lo.”
Không nên như vậy.
Chủ doanh nghiệp không cần trở thành kế toán trưởng. Nhưng cần đọc được những tín hiệu tài chính cơ bản để biết doanh nghiệp đang ở trạng thái nào.
Đây là năng lực quản trị, không phải nghiệp vụ kế toán.
Sai lầm 1: Chỉ nhìn doanh thu, không nhìn lợi nhuận
Doanh thu là con số dễ tạo cảm giác tích cực.
Tháng này doanh thu cao.
Quý này bán tốt.
Năm nay tăng trưởng so với năm trước.
Đội sales đạt chỉ tiêu.
Khách hàng mới nhiều hơn.
Nhưng doanh thu cao không tự động đồng nghĩa với kinh doanh tốt.
Nếu giá vốn tăng, lợi nhuận gộp giảm.
Nếu chiết khấu quá nhiều, doanh thu đẹp nhưng lời mỏng.
Nếu chi phí marketing tăng mạnh, doanh thu tăng nhưng lợi nhuận không tăng.
Nếu sales bán bằng mọi giá, doanh nghiệp có thể càng bán càng mệt.
Nếu khách mua nhưng trả chậm, doanh thu có thể ghi nhận nhưng tiền chưa về.
Một doanh nghiệp có thể “lớn lên trên doanh thu” nhưng yếu đi trên lợi nhuận.
Đây là lỗi rất phổ biến ở SME.
Chủ doanh nghiệp thường vui khi thấy doanh thu tăng. Nhưng câu hỏi cần hỏi tiếp là:
- Doanh thu đó đến từ nhóm sản phẩm nào?
- Biên lợi nhuận gộp bao nhiêu?
- Chi phí để tạo doanh thu đó là bao nhiêu?
- Khách hàng đó có thanh toán đúng hạn không?
- Doanh thu tăng có làm đội ngũ quá tải không?
- Sau tất cả chi phí, công ty còn lại bao nhiêu?
Nếu không hỏi những câu này, doanh nghiệp rất dễ chạy theo doanh số.
Chạy doanh số bằng giảm giá.
Chạy doanh số bằng quảng cáo mạnh.
Chạy doanh số bằng nhận khách không phù hợp.
Chạy doanh số bằng mở thêm sản phẩm chưa kiểm soát được chi phí.
Kết quả là doanh thu nhìn đẹp, nhưng lợi nhuận thật lại không đẹp.
Với SME, điều quan trọng không chỉ là bán được bao nhiêu. Mà là mỗi đồng doanh thu có thật sự đóng góp vào sức khỏe tài chính hay không.
Sai lầm 2: Không hiểu dòng tiền
Dòng tiền là nơi nhiều SME gặp vấn đề nhất.
- Có đơn hàng nhưng tiền chưa về.
- Có doanh thu nhưng khách nợ.
- Có lợi nhuận trên báo cáo nhưng tài khoản ngân hàng gần cạn.
- Có hàng tồn nhưng không có tiền trả lương.
- Có hợp đồng lớn nhưng phải ứng trước chi phí sản xuất.
- Có dự án đang chạy nhưng chưa đến kỳ thanh toán.
Đây là lý do nhiều chủ doanh nghiệp nói một câu rất quen:
“Công ty có lãi mà sao lúc nào cũng thiếu tiền?”
Câu trả lời nằm ở dòng tiền.
Lợi nhuận và tiền mặt không giống nhau.
Lợi nhuận cho biết hoạt động kinh doanh có tạo giá trị sau khi trừ chi phí hay không.
Dòng tiền cho biết tiền thật đang vào ra như thế nào.
Một doanh nghiệp có thể có lợi nhuận nhưng vẫn thiếu tiền nếu khách trả chậm, tồn kho cao, chi phí trả trước lớn hoặc nợ phải trả đến hạn nhanh hơn tiền thu về.
Ngược lại, một doanh nghiệp có thể còn tiền trong tài khoản nhưng không khỏe nếu số tiền đó đến từ vay ngắn hạn, khách ứng trước hoặc đang trì hoãn thanh toán cho nhà cung cấp.
Dòng tiền mới là máu của doanh nghiệp.
Không hiểu dòng tiền, chủ doanh nghiệp dễ ra quyết định nguy hiểm.
Thấy có tiền thì đầu tư.
Thấy có doanh thu thì tuyển thêm người.
Thấy có đơn hàng thì nhập thêm hàng.
Thấy khách đang hỏi nhiều thì mở thêm chi nhánh.
Nhưng không tính tiền vào lúc nào, tiền ra lúc nào và khoảng trống giữa hai điểm đó có chịu được không.
Với SME, báo cáo lưu chuyển tiền tệ không phải tài liệu xa lạ. Nó giúp chủ doanh nghiệp trả lời một câu rất thực tế:
Tiền của công ty đang đến từ đâu và đang chảy đi đâu?
Nếu không trả lời được câu này, mọi kế hoạch tăng trưởng đều rất rủi ro.
Sai lầm 3: Không đọc bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối kế toán thường bị nhiều chủ SME bỏ qua vì nhìn khô và khó đọc.
Tài sản.
Nợ phải trả.
Vốn chủ sở hữu.
Hàng tồn kho.
Phải thu khách hàng.
Phải trả nhà cung cấp.
Tài sản cố định.
Vay ngắn hạn.
Vay dài hạn.
Nhìn qua thấy nhiều dòng, nhiều số, dễ nản.
Nhưng bảng cân đối kế toán cho biết doanh nghiệp đang “đứng” trên nền tài chính nào.
Công ty có bao nhiêu tài sản?
Tài sản đó nằm ở tiền mặt, hàng tồn, công nợ hay máy móc?
Nợ phải trả đang chiếm bao nhiêu?
Vốn chủ sở hữu còn khỏe không?
Công ty đang dùng tiền của mình hay tiền vay để vận hành?
Tài sản có chuyển thành tiền được không?
Nợ có đến hạn sớm không?
Một doanh nghiệp có tổng tài sản lớn chưa chắc khỏe nếu phần lớn tài sản nằm ở hàng tồn khó bán hoặc công nợ khó thu.
Một doanh nghiệp có máy móc nhiều chưa chắc khỏe nếu vốn lưu động thiếu.
Một doanh nghiệp có doanh thu tốt chưa chắc khỏe nếu nợ ngắn hạn quá cao.
Bảng cân đối kế toán giúp chủ doanh nghiệp nhìn thấy cấu trúc tài chính.
Nếu không đọc được, doanh nghiệp chỉ nhìn phần nổi.
Ví dụ, công ty thấy mình có nhiều hàng trong kho nên nghĩ tài sản lớn. Nhưng nếu hàng chậm luân chuyển, lỗi thời hoặc phải giảm giá mạnh mới bán được, đó không còn là tài sản mạnh. Đó là tiền bị chôn.
Hoặc công ty thấy khách còn nợ nhiều nên nghĩ “rồi tiền sẽ về”. Nhưng nếu công nợ quá hạn, khách khó thu, không có chính sách tín dụng rõ, dòng tiền sẽ bị kéo căng.
Bảng cân đối kế toán không chỉ là số liệu kế toán. Nó là ảnh chụp sức khỏe tài chính tại một thời điểm.
Chủ doanh nghiệp cần biết nhìn bức ảnh đó.
Sai lầm 4: Không biết sản phẩm, dịch vụ nào thật sự tạo lợi nhuận
Nhiều SME có nhiều sản phẩm hoặc nhiều nhóm dịch vụ.
Sản phẩm A bán nhiều.
Sản phẩm B lời cao.
Sản phẩm C kéo khách.
Dịch vụ D rất tốn nhân sự.
Dịch vụ E ít khách nhưng khách trả tốt.
Gói F nhìn doanh thu lớn nhưng làm xong gần như không còn lời.
Nếu không phân tích lợi nhuận theo từng nhóm, doanh nghiệp sẽ rất dễ ưu tiên sai.
Đẩy sản phẩm bán chạy nhưng biên lợi nhuận thấp.
Bỏ quên sản phẩm ít ồn ào nhưng lời tốt.
Chạy quảng cáo cho dịch vụ tạo doanh thu lớn nhưng đội ngũ bị quá tải.
Nhận nhiều khách không phù hợp vì thấy doanh thu trước mắt.
Không biết gói nào nên tăng giá, gói nào nên dừng, gói nào nên cải tiến.
Doanh thu tổng thể không cho biết sản phẩm nào đang nuôi doanh nghiệp.
Muốn biết, cần nhìn sâu hơn:
- Biên lợi nhuận gộp từng sản phẩm/dịch vụ.
- Chi phí bán hàng từng nhóm.
- Chi phí vận hành từng nhóm.
- Thời gian nhân sự bỏ ra.
- Tỷ lệ khiếu nại hoặc làm lại.
- Khả năng mua lại.
- Khả năng kéo khách hàng giá trị cao hơn.
Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn doanh số nên tiếp tục bán những thứ làm công ty mệt.
Một gói dịch vụ có thể bán được nhiều nhưng làm đội ngũ quá tải, sửa nhiều, khách kỳ vọng cao, biên lợi nhuận mỏng. Nếu chỉ nhìn doanh thu, gói đó có vẻ thành công. Nếu nhìn lợi nhuận và nguồn lực tiêu hao, có thể đó là gói cần thiết kế lại.
Không hiểu báo cáo tài chính nghĩa là doanh nghiệp không biết đâu là nguồn lợi nhuận thật.
Mà không biết nguồn lợi nhuận thật thì rất khó tăng trưởng bền.
Sai lầm 5: Ra quyết định đầu tư bằng cảm giác
Đầu tư là việc SME phải làm liên tục.
- Mua máy móc.
- Tuyển thêm nhân sự.
- Mở thêm chi nhánh.
- Làm website mới.
- Chạy marketing.
- Nhập thêm hàng.
- Thuê mặt bằng lớn hơn.
- Đầu tư phần mềm.
- Tăng tồn kho.
- Mở thêm ngành hàng.
Nhưng nhiều quyết định đầu tư được đưa ra bằng cảm giác.
- Thấy thị trường có cơ hội.
- Thấy đối thủ đang làm.
- Thấy tháng trước doanh thu tốt.
- Thấy khách hỏi nhiều.
- Thấy nhân viên than quá tải.
- Thấy máy móc cũ rồi.
- Thấy hình ảnh thương hiệu cần nâng cấp.
Những tín hiệu này có giá trị. Nhưng trước khi xuống tiền, cần kiểm tra bằng số.
Đầu tư này cần bao nhiêu vốn?
Bao lâu thu hồi?
Ảnh hưởng dòng tiền mấy tháng đầu thế nào?
Nếu doanh thu thấp hơn kỳ vọng 30%, doanh nghiệp có chịu được không?
Chi phí cố định tăng bao nhiêu?
Lợi nhuận gộp có đủ bù không?
Có cần vay không?
Nếu vay, dòng tiền có đủ trả không?
Không có những câu hỏi này, đầu tư rất dễ trở thành đánh cược.
Có những khoản đầu tư đúng về ý tưởng nhưng sai về thời điểm tài chính.
Ví dụ, mở thêm chi nhánh có thể đúng. Nhưng nếu dòng tiền hiện tại chưa ổn, công nợ chưa thu tốt, đội ngũ quản lý chưa đủ và vốn lưu động mỏng, chi nhánh mới có thể kéo cả doanh nghiệp vào áp lực.
Hoặc làm thương hiệu, website, profile là cần. Nhưng nếu không xác định mục tiêu, điểm chạm cần ưu tiên và khả năng sử dụng sau khi bàn giao, khoản đầu tư đó dễ bị xem là “làm cho có hình ảnh” thay vì công cụ tăng trưởng.
Tài chính không ngăn doanh nghiệp đầu tư. Tài chính giúp doanh nghiệp biết đầu tư lúc nào, bao nhiêu và với kỳ vọng gì.
Sai lầm 6: Không dùng báo cáo tài chính để kiểm soát rủi ro
Báo cáo tài chính không chỉ dùng để nhìn lại kết quả. Nó còn giúp cảnh báo rủi ro.
Nhưng nhiều SME chỉ xem báo cáo khi năm tài chính đã kết thúc.
Lúc đó, nhiều vấn đề đã quá muộn.
- Công nợ đã phình to.
- Tồn kho đã quá nhiều.
- Biên lợi nhuận đã giảm vài quý.
- Chi phí cố định đã vượt sức chịu đựng.
- Vay ngắn hạn đã đè lên dòng tiền.
- Doanh thu tăng nhưng tiền mặt ngày càng yếu.
- Một nhóm khách hàng lớn chiếm tỷ trọng quá cao.
Nếu xem báo cáo định kỳ, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm.
- Tỷ lệ nợ phải thu tăng bất thường.
- Tồn kho quay chậm hơn.
- Chi phí nhân sự tăng nhanh hơn doanh thu.
- Chi phí marketing tăng nhưng doanh thu không tăng tương ứng.
- Lợi nhuận gộp giảm do giảm giá quá nhiều.
- Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh âm liên tục.
Những tín hiệu này rất quan trọng.
Chúng không tự động nói doanh nghiệp sắp thất bại. Nhưng chúng nói rằng có điều cần kiểm tra.
Tài chính giống như kết quả xét nghiệm sức khỏe.
Không ai muốn nhìn thấy chỉ số xấu. Nhưng không nhìn thì bệnh không biến mất. Nó chỉ âm thầm nặng hơn.
Chủ SME nên có nhịp xem báo cáo hằng tháng hoặc hằng quý, không phải đợi cuối năm.
Không cần xem mọi dòng. Nhưng cần có vài chỉ số cảnh báo.
Tiền mặt còn đủ bao nhiêu tháng vận hành?
Công nợ phải thu quá hạn bao nhiêu?
Tồn kho quay bao lâu?
Lợi nhuận gộp có giảm không?
Chi phí cố định chiếm bao nhiêu doanh thu?
Dòng tiền hoạt động kinh doanh âm hay dương?
Nợ vay đến hạn trong 3-6 tháng tới là bao nhiêu?
Chỉ cần theo dõi đều những câu hỏi này, doanh nghiệp đã bớt ra quyết định trong mù mờ.
Sai lầm 7: Không liên kết tài chính với marketing, sales và vận hành
Tài chính không nằm riêng trong phòng kế toán.
Tài chính liên quan trực tiếp đến marketing, sales, vận hành, nhân sự, tồn kho, sản xuất, chăm sóc khách hàng.
- Marketing tạo lead nhưng cần biết lead nào tạo doanh thu và lợi nhuận.
- Sales chốt đơn nhưng cần biết đơn nào có biên lợi nhuận tốt, đơn nào rủi ro công nợ.
- Vận hành giao hàng nhưng cần biết lỗi và làm lại đang làm tăng chi phí thế nào.
- Nhân sự tuyển người nhưng cần biết năng suất có tăng tương ứng với quỹ lương không.
- Kho nhập hàng nhưng cần biết tốc độ quay vòng tồn kho.
- Chăm sóc khách hàng cần biết giữ khách cũ có giúp giảm chi phí bán hàng không.
Nếu tài chính không được liên kết với các bộ phận, doanh nghiệp sẽ tối ưu sai.
- Marketing tối ưu lead rẻ nhưng lead kém.
- Sales tối ưu doanh thu nhưng giảm giá quá mạnh.
- Vận hành tối ưu tốc độ nhưng lỗi làm lại nhiều.
- Kho tối ưu “có hàng sẵn” nhưng vốn bị chôn.
- Nhân sự tuyển thêm để giải quyết quá tải nhưng năng suất không cải thiện.
Tài chính giúp doanh nghiệp nhìn toàn bộ hệ thống bằng một ngôn ngữ chung: tiền, lợi nhuận, dòng tiền, rủi ro và hiệu quả sử dụng nguồn lực.
Với SME, điều này rất quan trọng vì nguồn lực ít. Mỗi quyết định sai đều đau.
Một chiến dịch marketing không chỉ nên hỏi “có bao nhiêu lead?” mà cần hỏi “lead đó tạo bao nhiêu doanh thu và lợi nhuận?”
Một đơn hàng lớn không chỉ nên hỏi “doanh thu bao nhiêu?” mà cần hỏi “có thu tiền đúng hạn không, biên lợi nhuận thế nào, vận hành có chịu được không?”
Một khoản đầu tư thương hiệu không chỉ nên hỏi “đẹp không?” mà cần hỏi “điểm chạm này giúp sales, niềm tin, chuyển đổi hoặc giá trị cảm nhận ra sao?”
Khi tài chính được nối với vận hành, doanh nghiệp ra quyết định tỉnh táo hơn nhiều.
Sai lầm 8: Chỉ làm báo cáo để phục vụ thuế hoặc ngân hàng
Đây là thực tế rất phổ biến.
Báo cáo tài chính được lập để nộp thuế.
Để làm hồ sơ vay ngân hàng.
Để đáp ứng yêu cầu đối tác.
Để hoàn tất thủ tục cuối năm.
Sau đó, báo cáo ít được dùng trong quản trị.
Điều này làm doanh nghiệp mất đi một nguồn dữ liệu rất quan trọng.
Nếu báo cáo chỉ để đối ngoại, chủ doanh nghiệp sẽ không có báo cáo quản trị đúng nhu cầu nội bộ.
Báo cáo thuế có thể đúng về nghĩa vụ pháp lý. Nhưng quản trị doanh nghiệp cần nhiều hơn:
- Lãi lỗ theo sản phẩm.
- Dòng tiền theo tuần hoặc tháng.
- Công nợ theo tuổi nợ.
- Chi phí theo phòng ban.
- Hiệu quả marketing theo nguồn.
- Lợi nhuận theo khách hàng hoặc nhóm khách hàng.
- Tồn kho theo tốc độ quay vòng.
- Dự báo dòng tiền 3-6 tháng.
Đây là những báo cáo giúp chủ doanh nghiệp ra quyết định.
Không phải mọi SME đều cần hệ thống tài chính phức tạp. Nhưng cần tối thiểu một bộ báo cáo quản trị dễ đọc, cập nhật đều và phục vụ câu hỏi của người điều hành.
Đừng để báo cáo tài chính chỉ là thứ dùng khi bị yêu cầu.
Hãy biến nó thành công cụ điều hành.
Một doanh nghiệp quản trị bằng báo cáo sẽ khác rất nhiều với doanh nghiệp quản trị bằng cảm giác.
Không hiểu báo cáo tài chính ảnh hưởng gì đến thương hiệu?
Nghe có vẻ tài chính và thương hiệu là hai chuyện khác nhau.
Một bên là số liệu.
Một bên là cảm nhận.
Nhưng trong doanh nghiệp, chúng liên quan rất chặt.
Nếu không hiểu tài chính, doanh nghiệp rất dễ đầu tư thương hiệu sai thời điểm, sai mức hoặc sai ưu tiên.
- Đang thiếu dòng tiền nhưng lại làm quá nhiều hạng mục cùng lúc.
- Đang cần tăng tỷ lệ chốt nhưng lại đầu tư vào hoạt động chỉ tạo nhận diện.
- Đang có biên lợi nhuận mỏng nhưng vẫn chạy khuyến mãi mạnh làm thương hiệu bị kéo xuống.
- Đang muốn nâng phân khúc nhưng không đủ ngân sách cho điểm chạm quan trọng như website, profile, bao bì, sales kit.
- Đang cần giữ khách cũ nhưng chỉ chi tiền tìm khách mới.
Tài chính giúp thương hiệu thực tế hơn.
Không phải doanh nghiệp nào cũng nên làm thương hiệu theo cách giống nhau. Một SME đang thiếu dòng tiền cần ưu tiên điểm chạm tạo niềm tin và hỗ trợ bán hàng gần hơn. Một doanh nghiệp đã ổn định hơn có thể đầu tư sâu vào định vị, nhận diện, nội dung dài hạn và trải nghiệm thương hiệu.
Trong hệ thống giải pháp của MondiaL, thiết kế và thương hiệu được nhìn như công cụ tăng trưởng, không phải phần trang trí; các điểm chạm như website, profile, sales kit, landing page hay nhận diện cần gắn với mục tiêu kinh doanh cụ thể.
Tư duy này đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải hiểu tài chính ở mức đủ dùng.
Vì nếu không biết doanh nghiệp đang khỏe hay yếu ở đâu, rất khó chọn đúng khoản đầu tư thương hiệu.
Một thương hiệu mạnh không chỉ cần ý tưởng hay. Nó cần quyết định đầu tư đúng.
Mà quyết định đầu tư đúng phải dựa trên sức khỏe tài chính thật.
Framework: 8 chỉ số tài chính SME nên theo dõi định kỳ
SME không cần biến chủ doanh nghiệp thành chuyên gia tài chính. Nhưng cần một bộ chỉ số tối thiểu để điều hành.
1. Doanh thu theo nguồn
Không chỉ nhìn tổng doanh thu.
Cần biết doanh thu đến từ sản phẩm nào, dịch vụ nào, kênh nào, nhóm khách nào.
Điều này giúp doanh nghiệp biết nguồn tăng trưởng thật nằm ở đâu.
2. Lợi nhuận gộp
Lợi nhuận gộp cho biết sau khi trừ giá vốn trực tiếp, doanh nghiệp còn lại bao nhiêu để trả chi phí vận hành, marketing, nhân sự, thuê mặt bằng và tạo lợi nhuận.
Nếu lợi nhuận gộp giảm, cần kiểm tra giá bán, chiết khấu, giá vốn hoặc cơ cấu sản phẩm.
3. Lợi nhuận ròng
Đây là phần còn lại sau tất cả chi phí.
Doanh thu cao nhưng lợi nhuận ròng thấp nghĩa là doanh nghiệp đang vận hành nặng hoặc bán chưa đủ hiệu quả.
4. Dòng tiền hoạt động kinh doanh
Chỉ số này cho biết hoạt động kinh doanh chính có tạo tiền thật không.
Nếu dòng tiền âm liên tục, dù báo cáo lãi, doanh nghiệp vẫn cần cẩn trọng.
5. Công nợ phải thu
Cần biết khách còn nợ bao nhiêu, nợ bao lâu, nợ nào quá hạn và nợ nào có nguy cơ không thu được.
Công nợ không được quản trị tốt sẽ làm nghẹt dòng tiền.
6. Tồn kho và vòng quay tồn kho
Tồn kho quá cao có thể làm vốn bị chôn. Tồn kho quá thấp có thể mất cơ hội bán hàng.
Điều quan trọng là biết hàng nào quay nhanh, hàng nào chậm, hàng nào cần xử lý.
7. Chi phí cố định
Tiền thuê, lương, phần mềm, lãi vay, khấu hao, chi phí vận hành cố định.
Chi phí cố định càng cao, doanh nghiệp càng cần doanh thu ổn định để chịu được.
8. Khả năng trả nợ
Nếu có vay, cần theo dõi nợ đến hạn, lãi vay, dòng tiền trả nợ và tỷ lệ nợ so với năng lực tạo tiền.
Vay không xấu. Nhưng vay mà không biết khả năng trả là rất nguy hiểm.
10 câu hỏi giúp chủ SME kiểm tra năng lực đọc báo cáo tài chính
1. Doanh nghiệp có biết tháng vừa rồi lời thật bao nhiêu không?
Không phải doanh thu. Là lợi nhuận sau chi phí.
2. Công ty có biết vì sao có lãi nhưng vẫn thiếu tiền không?
Nếu không, cần xem lại dòng tiền, công nợ, tồn kho và lịch thanh toán.
3. Sản phẩm hoặc dịch vụ nào đang tạo lợi nhuận tốt nhất?
Nếu không biết, doanh nghiệp có thể đang ưu tiên sai.
4. Khách hàng nào tạo doanh thu nhưng làm công ty mệt nhất?
Không phải khách lớn nào cũng là khách tốt.
5. Công nợ quá hạn đang chiếm bao nhiêu?
Nếu không theo dõi tuổi nợ, dòng tiền sẽ rất dễ bị động.
6. Tồn kho có đang tăng nhanh hơn doanh thu không?
Nếu có, cần kiểm tra tốc độ bán, dự báo nhu cầu và chất lượng hàng tồn.
7. Chi phí cố định hiện tại có phù hợp với doanh thu không?
Nếu chi phí cố định quá cao, doanh nghiệp rất dễ căng thẳng khi doanh thu giảm.
8. Nếu doanh thu giảm 20% trong 3 tháng, công ty chịu được không?
Đây là câu hỏi kiểm tra sức chịu đựng tài chính.
9. Trước khi đầu tư lớn, doanh nghiệp có tính thời gian hoàn vốn không?
Nếu không, đầu tư dễ trở thành cảm tính.
10. Báo cáo tài chính có được dùng trong cuộc họp quản trị không?
Nếu báo cáo chỉ nằm trong máy kế toán, nó chưa phải công cụ điều hành.
Báo cáo tài chính trong các quyết định lớn của SME
Quyết định vay vốn
Trước khi vay, doanh nghiệp cần biết dòng tiền có đủ trả nợ không.
Không chỉ hỏi “ngân hàng có cho vay không”, mà phải hỏi “doanh nghiệp có trả được không nếu doanh thu không như kỳ vọng?”
Quyết định mở rộng
Mở thêm chi nhánh, thêm nhà xưởng, thêm kênh bán hàng đều làm chi phí cố định tăng.
Báo cáo tài chính giúp kiểm tra doanh nghiệp có đủ sức chịu giai đoạn đầu chưa có doanh thu ổn định hay không.
Quyết định tuyển người
Tuyển thêm nhân sự không chỉ là chi phí lương.
Còn chi phí đào tạo, quản lý, công cụ, thời gian hòa nhập và rủi ro nếu năng suất không tăng tương ứng.
Quyết định marketing
Chi marketing cần gắn với mục tiêu tài chính.
Tạo lead, tăng tỷ lệ chốt, nâng giá trị đơn hàng, giữ khách cũ hay xây tài sản dài hạn. Mỗi mục tiêu cần ngân sách và chỉ số khác nhau.
Quyết định làm thương hiệu
Làm thương hiệu không nên theo cảm hứng.
Cần biết doanh nghiệp đang cần tăng niềm tin ở điểm chạm nào, hỗ trợ sales ở đâu, nâng giá trị cảm nhận ra sao và ngân sách nào phù hợp với sức khỏe tài chính hiện tại.
Lộ trình 90 ngày để SME bắt đầu dùng báo cáo tài chính trong quản trị
30 ngày đầu: Dọn lại dữ liệu tài chính hiện tại
Đừng vội làm hệ thống phức tạp.
Hãy bắt đầu bằng việc gom lại:
- Doanh thu theo tháng.
- Chi phí theo nhóm.
- Lợi nhuận gộp.
- Lợi nhuận ròng.
- Công nợ phải thu.
- Công nợ phải trả.
- Tồn kho.
- Tiền mặt.
- Nợ vay.
- Dòng tiền vào ra.
Mục tiêu 30 ngày đầu là biết số liệu hiện tại có đầy đủ, đúng và dễ đọc không.
Nếu số liệu còn rối, cần xử lý rối trước.
Không có dữ liệu sạch thì không thể quản trị tốt.
30 ngày tiếp theo: Thiết lập bộ báo cáo quản trị tối thiểu
SME không cần quá nhiều báo cáo.
Hãy bắt đầu với 4 báo cáo dễ dùng:
- Báo cáo lãi lỗ theo tháng.
- Báo cáo dòng tiền.
- Báo cáo công nợ phải thu, phải trả.
- Báo cáo doanh thu và lợi nhuận theo sản phẩm, dịch vụ hoặc nhóm khách hàng.
Mỗi báo cáo cần có người cập nhật, lịch cập nhật và cách đọc đơn giản.
Đừng làm báo cáo để đẹp. Làm để ra quyết định.
30 ngày cuối: Đưa tài chính vào nhịp họp quản trị
Báo cáo chỉ có giá trị khi được dùng.
Hằng tháng, chủ doanh nghiệp và quản lý nên xem:
Doanh thu tăng hay giảm vì sao?
Lợi nhuận gộp có thay đổi không?
Dòng tiền có đủ cho 1-3 tháng tới không?
Công nợ nào cần thu ngay?
Chi phí nào tăng bất thường?
Sản phẩm nào lời tốt, sản phẩm nào nên xem lại?
Khoản đầu tư nào nên làm, khoản nào nên hoãn?
Sau 90 ngày, doanh nghiệp chưa cần trở thành một tổ chức tài chính hoàn hảo. Nhưng phải chuyển được từ “kế toán ghi sổ” sang “tài chính phục vụ điều hành”.
Đó là bước tiến rất lớn.
Khi nào SME cần ưu tiên cải thiện năng lực đọc báo cáo tài chính?
Doanh nghiệp nên xem đây là việc cấp thiết nếu có các dấu hiệu sau:
- Doanh thu tăng nhưng tiền mặt vẫn thiếu.
- Không biết sản phẩm nào lời thật.
- Không biết khách hàng nào đang nợ quá hạn.
- Không biết chi phí cố định chiếm bao nhiêu doanh thu.
- Không biết vì sao cuối tháng vẫn hụt tiền.
- Vay vốn nhưng chưa có kế hoạch trả nợ rõ.
- Đầu tư theo cảm giác.
- Mở rộng nhưng không có dự báo dòng tiền.
- Kế toán có báo cáo nhưng chủ doanh nghiệp ít đọc.
- Ra quyết định marketing, tuyển dụng, tồn kho, chi nhánh mà không dựa vào số liệu tài chính.
Nếu nhiều dấu hiệu cùng xuất hiện, vấn đề không chỉ là “kế toán chưa tốt”.
Có thể doanh nghiệp đang thiếu năng lực quản trị tài chính ở cấp lãnh đạo.
Và khi tài chính không được dùng để ra quyết định, tăng trưởng sẽ rất dễ trở thành tăng trưởng mù.
Vai trò của MondiaL: Thương hiệu cần sáng tạo, nhưng quyết định đầu tư phải dựa trên sức khỏe doanh nghiệp
MondiaL không phải công ty tư vấn tài chính. Nhưng trong các dự án thương hiệu, có một nguyên tắc rất thực tế: giải pháp sáng tạo phải phù hợp với giai đoạn và sức chịu đựng của doanh nghiệp.
Một SME đang thiếu dòng tiền không nên làm một dự án thương hiệu quá rộng chỉ để “trông lớn hơn”.
Một doanh nghiệp đang cần sales chốt tốt hơn nên ưu tiên profile, proposal, website, case study hoặc landing page trước khi làm các hoạt động nhận diện dài hạn.
Một doanh nghiệp muốn nâng phân khúc cần đầu tư vào định vị, nhận diện và điểm chạm cao cấp hơn, nhưng phải có lộ trình phù hợp với ngân sách.
Thiết kế sinh lời không có nghĩa là thiết kế nào cũng tạo tiền ngay.
Nó có nghĩa là thiết kế phải phục vụ một bài toán kinh doanh rõ, với thứ tự ưu tiên đúng, trong khả năng đầu tư hợp lý.
Muốn làm được điều đó, chủ doanh nghiệp cần hiểu tài chính ở mức đủ để biết:
- Nên đầu tư trước vào đâu.
- Ngân sách nào là phù hợp.
- Kỳ vọng hoàn vốn nằm ở đâu.
- Điểm chạm nào tác động gần đến doanh thu.
- Điểm chạm nào là đầu tư dài hạn.
- Khi nào nên làm lớn, khi nào nên làm tinh gọn.
Với MondiaL, thương hiệu không nên là khoản chi cảm tính. Nó nên là khoản đầu tư có mục tiêu.
Mà đã là đầu tư, cần nhìn cả sáng tạo lẫn tài chính.
Kết luận: Không hiểu báo cáo tài chính, SME rất dễ tăng trưởng bằng cảm giác
Không hiểu báo cáo tài chính là một lỗi âm thầm nhưng rất nguy hiểm.
Doanh nghiệp vẫn có thể bán hàng.
Vẫn có doanh thu.
Vẫn có khách.
Vẫn tuyển người.
Vẫn mở rộng.
Vẫn làm marketing.
Vẫn đầu tư.
Nhưng nếu chủ doanh nghiệp không hiểu doanh nghiệp đang lời thật bao nhiêu, tiền đang chảy đi đâu, nợ đang lớn thế nào, tồn kho đang chôn bao nhiêu vốn và sản phẩm nào thật sự tạo lợi nhuận, mọi quyết định đều có phần mù.
Câu hỏi không phải là:
“Công ty tháng này bán được bao nhiêu?”
Câu hỏi đúng hơn là:
Sau khi bán, thu tiền, trả chi phí, giữ dòng tiền và tính rủi ro, doanh nghiệp có thật sự khỏe hơn không?
Đây mới là câu hỏi quản trị.
SME không cần biến mình thành chuyên gia tài chính. Nhưng chủ doanh nghiệp cần đọc được những báo cáo cơ bản:
Bảng cân đối kế toán để biết doanh nghiệp đang đứng trên nền tài sản và nợ như thế nào.
Báo cáo kết quả kinh doanh để biết doanh nghiệp tạo lợi nhuận ra sao.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ để biết tiền thật đang vào ra thế nào.
Báo cáo công nợ, tồn kho, chi phí, lợi nhuận theo sản phẩm để ra quyết định sát hơn.
Khi hiểu tài chính, doanh nghiệp sẽ bớt quyết định bằng cảm giác.
Biết khi nào nên đầu tư.
Biết khi nào nên hoãn.
Biết sản phẩm nào nên đẩy.
Biết khách hàng nào cần kiểm soát công nợ.
Biết marketing nào đáng chi.
Biết tăng trưởng nào là khỏe và tăng trưởng nào đang làm doanh nghiệp căng hơn.
Tài chính không làm doanh nghiệp mất đi sự linh hoạt.
Tài chính giúp sự linh hoạt bớt liều lĩnh.
Với SME, đó là nền tảng rất quan trọng để tăng trưởng bền vững.
FAQ
1. Vì sao chủ SME cần hiểu báo cáo tài chính?
Vì báo cáo tài chính giúp chủ doanh nghiệp biết sức khỏe thật của công ty: doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền, công nợ, tồn kho, nợ vay và khả năng đầu tư. Nếu không hiểu, doanh nghiệp dễ ra quyết định bằng cảm giác.
2. Báo cáo tài chính SME gồm những gì?
Các báo cáo quan trọng gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Ngoài ra, SME nên có thêm báo cáo quản trị về công nợ, tồn kho, chi phí, dòng tiền dự báo và lợi nhuận theo sản phẩm hoặc khách hàng.
3. Vì sao doanh nghiệp có lãi nhưng vẫn thiếu tiền?
Vì lợi nhuận và dòng tiền không giống nhau. Doanh nghiệp có thể có lãi trên sổ sách nhưng tiền chưa về do khách nợ, tồn kho cao, chi phí trả trước lớn hoặc nợ đến hạn nhanh hơn tiền thu vào.
4. Chủ doanh nghiệp có cần học kế toán không?
Không cần trở thành kế toán, nhưng cần hiểu các chỉ số tài chính cơ bản để đặt câu hỏi đúng, kiểm tra sức khỏe doanh nghiệp và ra quyết định về đầu tư, vay vốn, tuyển dụng, marketing, tồn kho và mở rộng.
5. SME nên bắt đầu quản trị tài chính từ đâu?
Nên bắt đầu bằng việc dọn dữ liệu tài chính, lập báo cáo lãi lỗ hằng tháng, theo dõi dòng tiền, công nợ, tồn kho và lợi nhuận theo nhóm sản phẩm/dịch vụ. Sau đó đưa các báo cáo này vào cuộc họp quản trị định kỳ.
Xem thêm: Giao Tiếp Nội Bộ Kém: Vì Sao SME Càng Lớn Càng Dễ Hiểu Sai Nhau?