9 kỹ năng quản lý thời gian chính và cách cải thiện chúng

Hanne Keiling là chuyên gia truyền thông kỹ thuật số cao cấp với hơn tám năm kinh nghiệm lên ý tưởng, triển khai và triển khai trải nghiệm ưu tiên người dùng để đạt được các mục tiêu kinh doanh. Từng là thành viên nhóm biên tập của Indeed, cô giúp những người tìm việc thành công trên Indeed trong quá trình tìm việc và trong suốt sự nghiệp của họ.

 

Quản lý hiệu quả thời gian của bạn là một kỹ năng chuyên nghiệp quan trọng cần phát triển. Sắp xếp các nhiệm vụ của bạn mỗi ngày giúp bạn đáp ứng thời hạn, ưu tiên các dự án và truyền đạt tiến độ của bạn cho người giám sát và đồng nghiệp. Có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cuối cùng có thể đạt được các mục tiêu chính và thăng tiến trong sự nghiệp của bạn.

Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về 9 kỹ năng quản lý thời gian quan trọng và cách bạn có thể cải thiện cũng như thể hiện các kỹ năng của mình trong quá trình tìm kiếm việc làm.

9 mẹo quản lý thời gian

Mẹo quản lý thời gian có thể giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn. Một số kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất bao gồm:

1. Tổ chức

Được tổ chức giúp bạn hiểu rõ những gì cần phải được thực hiện và khi nào. Sắp xếp có tổ chức có nghĩa là luôn cập nhật lịch, có thể dễ dàng tìm thấy nhiều tài liệu, có một môi trường ngăn nắp và ghi chú cẩn thận, chi tiết.

2. Ưu tiên

Đánh giá từng trách nhiệm của bạn để xác định mức độ ưu tiên là chìa khóa để trở thành người quản lý thời gian tốt. Có nhiều cách để ưu tiên những việc bạn cần hoàn thành. Bạn có thể quyết định thực hiện các dự án đơn giản, nhanh chóng trước, sau đó chuyển sang các dự án dài hơn, phức tạp hơn. Ngoài ra, bạn có thể ưu tiên các nhiệm vụ của mình bắt đầu với các nhiệm vụ nhạy cảm nhất về thời gian hoặc kết hợp cả hai.

3. Đặt mục tiêu

Đặt mục tiêu là bước đầu tiên để trở thành người quản lý thời gian tốt. Việc thiết lập mục tiêu có thể cho bạn ý tưởng rõ ràng về mục tiêu cuối cùng của mình và những gì bạn cần ưu tiên để đạt được mục tiêu đó. Đặt mục tiêu ngắn hạn và dài hạn có thể đưa bạn đến thành công trong sự nghiệp.

4. Giao tiếp

Phát triển các kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ sẽ cho phép bạn làm cho các kế hoạch và mục tiêu của mình trở nên rõ ràng với người giám sát và đồng nghiệp. Nó cũng cho phép bạn đặt câu hỏi khi cần thiết và truyền đạt các thách thức một cách kịp thời để mọi người luôn đi đúng hướng.

5. Lập kế hoạch

Một phần cơ bản của quản lý thời gian là lập kế hoạch. Lên kế hoạch hiệu quả cho ngày của bạn, các cuộc họp và cách bạn hoàn thành công việc sẽ giúp bạn bám sát lịch trình của mình.

6. Ủy quyền

Mặc dù ủy quyền thường được thực hiện bởi người quản lý, nhưng nếu bạn đang quản lý một dự án, bạn cũng có thể thực hành ủy quyền nhiệm vụ. Mặc dù rất khó để nói "không" khi ai đó yêu cầu bạn làm điều gì đó tại nơi làm việc, nhưng điều quan trọng là bạn phải thực hành thiết lập ranh giới để quản lý tốt thời gian của mình và cuối cùng là đạt được mục tiêu của mình. tiêu dùng của mình.

7. Quản lý căng thẳng

Khi bạn thực hành quản lý thời gian tốt, bạn cũng nên chú ý đến sức khỏe tinh thần của mình. Đối phó với căng thẳng theo cách tích cực có thể giúp bạn duy trì động lực và thể hiện tốt trong khi hoàn thành lịch trình của mình. Bạn có thể làm điều này bằng cách nghỉ giải lao trong ngày hoặc tự thưởng cho mình bằng những cách nhỏ khi bạn hoàn thành nhiệm vụ.

8. Giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề mạnh mẽ sẽ giúp bạn vượt qua thử thách và giữ cho dự án đi đúng hướng. Việc giải quyết vấn đề cũng đưa các thành viên trong nhóm đến cùng một quan điểm.

9. Ghi chép

Ghi chú và cập nhật tài liệu rất quan trọng khi quản lý thời gian và công việc. Ví dụ: làm theo các hướng dẫn lỗi thời có thể làm bạn chậm lại hoặc khiến bạn phải làm lại một số công việc.

Cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian

Mài giũa kỹ năng quản lý thời gian của bạn có thể giúp bạn trở thành một nhân viên tốt hơn và một ứng cử viên sáng giá hơn khi ứng tuyển các cơ hội mới. Dưới đây là một số cách bạn có thể cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình:

1. Đặt mục tiêu ngắn hạn và dài hạn

Thực hành thường xuyên việc thiết lập mục tiêu có thể giúp bạn hiểu chính xác những gì cần phải hoàn thành để đạt được kết quả nhất định. Để đạt được các mục tiêu lớn hơn, dài hạn hơn, hãy xác định các mục tiêu nhỏ hơn, quan trọng hơn trên đường đi. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là được thăng chức trong vòng sáu tháng, bạn có thể đặt mục tiêu nhỏ hơn là cải thiện một số kỹ năng nhất định. Mục tiêu của bạn phải cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và dựa trên thời gian. Để biết thêm thông tin về cách đặt mục tiêu, hãy truy cập Mục tiêu SMART: Định nghĩa và Ví dụ.

2. Quản lý "Lịch" của bạn

Dành thời gian để hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất trong danh sách của bạn là điều quan trọng để quản lý thời gian. Bạn có thể thường xuyên cân nhắc việc chặn một số thời điểm nhất định trên lịch của mình để đảm bảo rằng bạn có thời gian trong lịch trình của mình mà không bị phân tâm hoặc gặp phải bất cứ điều gì. Bạn cũng nên cân nhắc xem việc tham dự một số buổi họp có mang lại lợi ích hay không. Bạn nên cảm thấy được trao quyền để nói không với một số cuộc họp nhất định nếu bạn không cảm thấy mình sẽ gia tăng giá trị hoặc đóng góp theo bất kỳ cách nào. Nếu bạn làm điều này, hãy thận trọng và lịch sự - bạn có thể cân nhắc gửi email cho người tổ chức cuộc họp để cho họ biết lý do bạn từ chối.

3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của bạn

Sắp xếp thứ tự ưu tiên là một kỹ năng khó, nhưng nó sẽ trở nên dễ dàng hơn khi luyện tập. Bạn có thể thực hành sắp xếp thứ tự ưu tiên bằng cách lập danh sách việc cần làm. Viết hoặc đánh máy mọi thứ bạn cần để hoàn thành có thể giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ cấp bách nhất hoặc bị bỏ qua nhiều nhất. Nếu cần giúp đỡ, bạn có thể cân nhắc hỏi người quản lý hoặc đồng nghiệp của mình, những người giỏi trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc cần hoàn thành. Hiểu thời hạn và cách nhiệm vụ ảnh hưởng đến những người khác và mục tiêu kinh doanh có thể giúp bạn hoàn thành công việc trước tiên. Nếu bạn vẫn không thể đáp ứng thời hạn, bạn có thể yêu cầu gia hạn thời hạn cho nhiệm vụ.

Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn có thể giúp bạn trở thành một nhân viên tốt hơn và cho phép bạn tập trung trong ngày. Bạn có thể trở thành người quản lý thời gian tốt hơn bằng cách sắp xếp, đặt mục tiêu và ưu tiên những việc cần làm.

4. Thỉnh thoảng nói có và không

Một cách để quản lý thời gian là học cách từ chối một số yêu cầu trong công việc. Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng đáp ứng thời hạn chặt chẽ và bạn đồng ý đảm nhận công việc không ưu tiên, bạn có thể không đáp ứng được thời hạn. Đồng nghiệp sẽ hiểu nếu bạn có thời hạn chặt chẽ và bạn không thể giúp đỡ trong một dự án.

5. Đừng trì hoãn

Có một sự khác biệt giữa ưu tiên và trì hoãn. Khi bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo mức độ quan trọng, chỉ cần đảm bảo rằng không có gì bị bỏ sót hoàn toàn. Bạn có thể sắp xếp lại các nhiệm vụ ít quan trọng hơn vào một ngày khác. Sự trì hoãn xảy ra khi các nhiệm vụ này liên tục bị đẩy ra khỏi lịch trình trong ngày.

nguồn: indeed