“Đội ngũ của anh lúc nào cũng trông rất bận rộn, nhưng cuối cùng hiệu quả công việc lại không cao.”
“Mỗi ngày nhân viên của em tốn hàng giờ chỉ để copy-paste dữ liệu từ file này sang file khác, gửi những email lặp đi lặp lại.”
“Tự động hóa à? Nghe phức tạp và tốn kém lắm, chắc chỉ dành cho công ty lớn. Bên anh làm thủ công cho chắc, dù hơi cực.”
Nếu bạn là một CEO, một Founder của doanh nghiệp B2B Việt Nam, đây có phải là những trăn trở, những nút thắt vô hình đang kìm hãm sự tăng trưởng của bạn không? Bạn thấy đội ngũ của mình đang “chìm” trong những công việc thủ công, lặp đi lặp lại, không tạo ra giá trị gia tăng. Bạn muốn thay đổi, nhưng lại sợ rằng tự động hóa B2B là một dự án công nghệ phức tạp, tốn kém và có nguy cơ “thêm việc” hơn là “giải phóng”.
Đây là một ngộ nhận cực kỳ phổ biến và cũng là rào cản lớn nhất. Họ xem tự động hóa như một “chi phí”, một “rủi ro”, thay vì một “khoản đầu tư chiến lược”.
Tại MondiaL, với kinh nghiệm của một đối tác tăng trưởng, chúng tôi khẳng định: Tự động hóa không phải là việc thay thế con người. Đó là việc giải phóng con người khỏi những công việc của robot, để họ có thể làm những việc mà chỉ con người mới làm tốt nhất: tư duy chiến lược, sáng tạo và xây dựng mối quan hệ. Bài viết này sẽ không nói về code hay công nghệ cao siêu. Chúng ta sẽ cùng nhau “giải mã” tự động hóa dưới lăng kính kinh doanh, để biến nó từ một nỗi sợ thành vũ khí cạnh tranh mạnh mẽ nhất của bạn.
Cái Bẫy “Bận Rộn”: Khi Doanh Nghiệp Của Bạn Đang “Làm Việc Chăm Chỉ” Thay Vì “Làm Việc Thông Minh”
Bạn có bao giờ thấy một guồng máy trông rất hoành tráng, các bánh răng quay liên tục, nhưng cuối cùng lại không tạo ra sản phẩm gì không? Rất nhiều doanh nghiệp đang vận hành theo cách đó. Họ rơi vào cái bẫy của sự “bận rộn giả tạo”.
Hãy xem đội ngũ của bạn có đang lãng phí hàng giờ mỗi ngày vào những công việc này không:
- Marketing: Manh mún copy thông tin khách hàng từ form trên website vào file Excel, sau đó gửi email thủ công cho phòng sales.
- Sales: Tốn thời gian nhập liệu thông tin khách hàng vào CRM, gửi những email chào hỏi, theo dõi lặp đi lặp lại, soạn báo cáo cuối ngày.
- Vận hành: Cập nhật tiến độ dự án trên nhiều file khác nhau, liên tục hỏi các bộ phận để tổng hợp báo cáo.
Những công việc này không chỉ tốn thời gian. Chúng còn là nguồn gốc của những vấn đề nghiêm trọng hơn:
- Sai sót do con người: Nhập sai một số điện thoại, quên gửi một email quan trọng.
- Bỏ lỡ cơ hội vàng: Khách hàng để lại thông tin trên website, nhưng phải mất 1-2 ngày sau sales mới nhận được và liên hệ. Lúc đó, họ đã nguội lạnh hoặc đã tìm đến đối thủ.
- Nhân viên kiệt sức và mất động lực: Không ai muốn dành 8 tiếng mỗi ngày chỉ để làm những công việc chân tay, không đòi hỏi tư duy.
Bill Gates đã nói một câu rất thấm thía: “Tự động hóa được áp dụng cho một hoạt động hiệu quả sẽ khuếch đại sự hiệu quả. Tự động hóa được áp dụng cho một hoạt động không hiệu quả sẽ khuếch đại sự không hiệu quả.” Nếu quy trình của bạn đang rối rắm, việc tiếp tục làm thủ công chỉ khiến mọi thứ tồi tệ hơn.
Vậy, Tự Động Hóa B2B Thực Sự Là Gì? (Nó không phải là Robot)
Hãy quên đi những hình ảnh về robot hay trí tuệ nhân tạo cao siêu. Nói một cách đơn giản nhất, tự động hóa B2B là việc dạy cho các phần mềm “nói chuyện” với nhau.
Bạn thiết lập các “luật chơi” (workflows). Khi một sự kiện A (gọi là “Trigger” – Kích hoạt) xảy ra, hệ thống sẽ tự động thực hiện một chuỗi các hành động B, C, D (gọi là “Actions” – Hành động) mà không cần đến sự can thiệp của con người.
Hãy tưởng tượng nó như một dây chuyền domino thông minh:
- Trigger (Cú hích đầu tiên): Một khách hàng điền vào form “Yêu cầu báo giá” trên website của bạn.
- Actions (Chuỗi hành động tự động):
- Thông tin khách hàng tự động được tạo thành một liên hệ mới trong hệ thống CRM.
- Một email cảm ơn kèm theo profile năng lực công ty tự động được gửi đến khách hàng.
- Thông báo kèm thông tin chi tiết về khách hàng tiềm năng này tự động được gửi vào nhóm Zalo/Slack của đội ngũ sales.
- Một “deal” mới tự động được tạo trên pipeline bán hàng và giao cho nhân viên sales phụ trách khu vực đó.
Tất cả những việc này, vốn có thể mất 30-60 phút làm thủ công và dễ sai sót, giờ đây được thực hiện một cách hoàn hảo chỉ trong vòng vài giây. Đó chính là sức mạnh của tự động hóa.
Các “Cỗ Máy” Tự Động Hóa Thực Tế Dành Cho Doanh Nghiệp B2B Việt Nam
Bạn không cần phải là một chuyên gia công nghệ để bắt đầu. Với các công cụ B2B như Zapier, Make (Integromat), hoặc các tính năng tự động hóa có sẵn trong các nền tảng CRM, bạn hoàn toàn có thể xây dựng những cỗ máy mạnh mẽ cho riêng mình.
1. Tự động hóa Marketing: Cỗ máy nuôi dưỡng khách hàng 24/7
Marketing B2B là một quá trình nuôi dưỡng lâu dài. Tự động hóa giúp bạn chăm sóc hàng ngàn khách hàng tiềm năng một cách cá nhân hóa mà không tốn thêm một giây nào của đội ngũ marketing.
- Luồng công việc ví dụ:
- Trigger: Một người dùng tải về một Ebook “Hướng dẫn chọn vật liệu xây dựng” trên website của bạn.
- Actions:
- Họ được tự động thêm vào một danh sách email có tên “Quan tâm Vật liệu Xây dựng” trong Mailchimp.
- Một chuỗi 5 email được soạn sẵn sẽ tự động được gửi đến họ trong 2 tuần tiếp theo. Mỗi email cung cấp thêm một thông tin giá trị (ví dụ: so sánh các loại vật liệu, case study về một dự án đã thành công…).
- Nếu họ nhấp vào liên kết đến trang báo giá trong email, một thông báo “Lead nóng” sẽ được gửi ngay lập tức đến đội ngũ sales.
2. Tự động hóa Bán hàng: Giải phóng Sales khỏi công việc “thư ký”
Hãy để những nhân viên sales giỏi nhất của bạn làm việc họ giỏi nhất: nói chuyện và chốt hợp đồng. Hãy để máy móc lo những việc còn lại.
- Luồng công việc ví dụ:
- Trigger: Nhân viên sales chuyển một “deal” sang giai đoạn “Đã gửi báo giá” trên CRM.
- Actions:
- Một nhiệm vụ được tự động tạo ra, nhắc nhở nhân viên sales đó gọi điện theo dõi sau 3 ngày.
- Nếu sau 5 ngày không có phản hồi, một email theo dõi được cá nhân hóa với nội dung “Anh/chị đã xem báo giá chưa ạ?” sẽ tự động được gửi đi.
- Khi “deal” được chốt thành công, thông tin khách hàng và hợp đồng tự động được chuyển sang cho bộ phận kế toán và triển khai.
3. Tự động hóa Vận hành & Báo cáo: “Người quản gia” không bao giờ ngủ
Sự mệt mỏi của việc tổng hợp báo cáo và cập nhật tiến độ có thể giết chết hiệu suất của cả một đội ngũ.
- Luồng công việc ví dụ:
- Trigger: Mỗi 9 giờ sáng thứ Hai hàng tuần.
- Actions:
- Hệ thống tự động lấy dữ liệu mới nhất từ Google Analytics, báo cáo quảng cáo Facebook, và dữ liệu doanh số từ CRM.
- Nó tự động điền các con số này vào một trang tổng quan (dashboard) trên Google Sheets hoặc Google Data Studio.
- Một đường link đến dashboard này kèm theo vài ghi chú tóm tắt được tự động gửi vào email của ban giám đốc.
Bằng chứng từ MondiaL: Một Case Study về hiệu quả của “Bộ não” và “Trái tim”
Tại MondiaL, chúng tôi không chỉ nói về chiến lược. Chúng tôi sống với nó. Triết lý “Thiết kế sinh lời” của chúng tôi chính là sự kết hợp giữa “Bộ não” chiến lược và “Trái tim” sáng tạo, và tự động hóa là công cụ để sự kết hợp đó trở nên mạnh mẽ hơn.
- Vấn đề: Một khách hàng của chúng tôi trong ngành cung cấp thiết bị bếp công nghiệp có một website được thiết kế chuyên nghiệp và chạy quảng cáo B2B hiệu quả, mang về khoảng 20 yêu cầu tư vấn mỗi ngày. Tuy nhiên, quy trình xử lý hoàn toàn thủ công. Marketing phải tổng hợp file Excel gửi cho Trưởng phòng Kinh doanh, sau đó ông mới phân chia cho các nhân viên. Thời gian trung bình để một khách hàng được liên hệ là gần 1 ngày làm việc, tỷ lệ bỏ lỡ rất cao.
- Giải pháp của MondiaL: Chúng tôi không chỉ thiết kế. Chúng tôi tư vấn một giải pháp toàn diện. Chúng tôi thiết lập một luồng tự động hóa đơn giản:
- Khi khách hàng gửi form, thông tin ngay lập tức được đẩy vào CRM.
- Dựa trên khu vực địa lý mà khách hàng đăng ký, hệ thống tự động giao “lead” cho nhân viên sales phụ trách khu vực đó và gửi thông báo tức thời qua Zalo.
- Một email xác nhận chuyên nghiệp được gửi ngay cho khách hàng, cho biết “chuyên viên [Tên nhân viên sales] sẽ liên hệ với anh/chị trong vòng 30 phút tới.”
- Kết quả:
- Thời gian phản hồi khách hàng giảm từ gần 1 ngày xuống còn trung bình 15-20 phút.
- Tỷ lệ chuyển đổi từ “lead” thành “cuộc họp” tăng 40%.
- Đội ngũ marketing và sales được giải phóng khỏi các công việc thủ công, có nhiều thời gian hơn để phân tích và sáng tạo.
Đây chính là ví dụ điển hình của việc kết hợp “Bộ não” (một chiến lược tự động hóa thông minh) và “Trái tim” (một trải nghiệm khách hàng mượt mà, chuyên nghiệp).
Lời kết: Đừng Mua Công Cụ, Hãy Xây Dựng Một Hệ Thống
Tự động hóa B2B không phải là việc bạn mua một phần mềm. Mua một công cụ mà không có một quy trình và chiến lược rõ ràng cũng giống như việc bạn mua một chiếc xe đua F1 chỉ để đi chợ. Nó không chỉ lãng phí, mà còn có thể gây tai nạn.
Hãy bắt đầu bằng câu hỏi “TẠI SAO?” và “ĐỂ LÀM GÌ?”, thay vì câu hỏi “BẰNG CÁI GÌ?”.
- Tại sao chúng ta cần tự động hóa quy trình này?
- Nó sẽ giúp giải quyết nút thắt nào trong kinh doanh?
- Nó sẽ giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng và nhân viên ra sao?
Khi bạn đã có câu trả lời cho những câu hỏi chiến lược đó, việc lựa chọn công cụ sẽ trở nên vô cùng đơn giản.
Nếu bạn đã mệt mỏi với việc nhìn thấy đội ngũ của mình “bận rộn” trong một guồng máy kém hiệu quả, nếu bạn muốn giải phóng họ để tạo ra những giá trị lớn hơn, hãy bắt đầu bằng một cuộc đối thoại. Hãy đặt lịch một phiên làm việc chiến lược miễn phí với đội ngũ chuyên gia của MondiaL. Chúng tôi sẽ không bán cho bạn một phần mềm. Chúng tôi sẽ cùng bạn xây dựng một hệ thống tăng trưởng thông minh và hiệu quả.
